В предыдущей статье мы рассматривали вопрос, как и зачем проводить регистрацию на мероприятия. Судя по откликам и комментариям, полученным на предыдущую статью, не менее важным и сложным является вопрос создания анкет регистрации.

Все, как всегда, очень зависит от формата вашего мероприятия. Поэтому первый и главный совет – думать и анализировать Вашу ситуацию. Тем не менее, есть несколько общих рецептов, о которых хочется поговорить.

Самое важное:

  • Чем короче будет ваше анкета, тем лучше. Когда будете составлять анкету, вспомните, как Вам самим надоело заполнять длинные анкеты регистрации на различных сайтах. 5-7 вопросов – это предел для обычной анкеты, если у Вас получается больше – на это должна быть веская причина.
  • Формулируйте вопросы просто и по-русски! Вместо «Основная мотивация Вашего решения о принятии участия в конференции» лучше написать «Почему Вы хотите участвовать в конференции?»
  • Не делайте слишком много открытых вопросов (когда Вы просите участника написать какой-то текстовый комментарий). Старайтесь по максимуму заменить открытые вопросы на выбор предложенных вами вариантов ответа (например, в вопросе «Кем вы являетесь на конференции?» вместо пустого поля предложите варианты: докладчик, участник и др.). В этом случае участникам будет намного проще заполнять анкету, а Вам – анализировать ответы.
  • Поинтересуйтесь мнением регистрирующихся или предложите им внести свой вклад в мероприятие (например, задать вопрос выступающим, проголосовать за наиболее удобное время начала). Люди почувствуют, что вы заботитесь о том, чтобы им было интересно и удобно.
  • Обязательно дайте участникам возможность оставить свои комментарии и пожелания в свободной форме. Этим пользуются немногие, но благодаря таким комментариям Вы можете узнать много полезного.
  • Важны не только сами вопросы анкеты, но и комментарии к ней (обычно это заголовок, текстовая шапка, сообщение об успешной регистрации). Они тоже должны быть достаточно короткими, но содержат в себе всю необходимую информацию.

Если на основе анкеты Вы собираетесь проводить отбор участников:

  • Отбор участников, за исключением редких случаев, невозможно провести без открытых вопросов. Спросите участников о причинах их интереса к мероприятию, их целях, планах и т.п. Можно даже спросить прямо, почему Вам нужно пригласить именно их.
  • Будьте аккуратны с формулировками открытых вопросов. Подумайте, что бы Вы сами ответили на эти вопросы. Попросите ответить коллег, просто друзей.
  • Заранее дайте понять, по каким критериям Вы будете отбирать участников. Объясните, какую информацию Вы хотите от них получить, чтобы принять решение.
  • Когда участник заполнит анкету, он должен получить сообщение, когда и как он узнает о Вашем решении относительно его участия (например, 25 марта по e-mail или ему перезвонят в течение 2 дней). Постарайтесь соблюдать обещанные сроки – это признак Вашей внимательности и профессионализма.
  • Не забывайте рассылать не только подтверждения, но и отказы. Объясните причину отказа, выразите сожаление и предложите что-то взамен (например, посмотреть онлайн-трансляцию или подписаться на анонсы других Ваших мероприятий).

Небольшие нюансы:

  • Стоит сделать 3 разных поля для фамилии, имени и отчества. Иначе часть участников напишет сначала имя, потом фамилию, другая наоборот, а про отчество большинство вообще забудет. В результате, Вам будет неудобно обрабатывать информацию.
  • Спрашивайте телефон, почтовый адрес и т.п., только если действительно собираетесь звонить или писать. По опыту, все, что делается по принципу «пусть будет», обычно никак не используется.
  • После того, как закончите составлять анкету, попросите ее посмотреть и прокомментировать нескольких Ваших коллег или знакомых. Часто бывает, что вопросы, которые понятны составителю анкеты, совершенно непонятны всем остальным.
  • Высший пилотаж – сделать так, чтобы процесс заполнения анкеты был интересным и запоминающимся. Добавьте смешные варианты ответа или неожиданные вопросы. Но важно не переборщить. Подумайте критически, оценит ли аудитория Ваш юмор, не начнут ли люди дурачиться в ответ.

Следуйте этим несложным советам, и участники Ваших мероприятий будут довольны и зарегистрированы.

Людмила Павлова