Регистрация участников – это та «одежка», по которой встречают мероприятие. Это то первое впечатление, которое во многом задает настрой у ваших участников на весь день, и может сильно повлиять на их впечатление от всего, что они увидят дальше.

Поэтому не стоит недооценивать важность процесса регистрации, а постараться сделать так, чтобы он был максимально комфортным для всех участников.

Основная беда, которая чаще всего возникает при регистрации – это бардак и очереди (на самом деле, это одна беда, а не две – потому что одного без другого почти никогда не бывает). Постараемся понять, как избежать этой беды.

Мне видится очень удачным обратиться здесь к опыту фаст-фуда. Там стоит ровно та же задача – обслужить как можно больше человек в короткое время, создавая при этом минимальные очереди.

Рассмотрим 3 типа фаст-фуда: столовую, МакДональдс и ресторанный дворик. Все эти 3 типа могут служить отличными моделями для организации регистрации.

Столовая – это конвейер обслуживания, когда есть одна общая очередь, а весь процесс обслуживания разбит на много маленьких операций.

Как в столовой, где вам сначала дадут выбрать салат, потом нальют суп и положат второе, так и при регистрации участников вы можете разбить весь процесс на много маленьких операций. Первый регистратор ищет человека в списках, второй принимает оплату, третий выдает бейджик, четвертый – пакет участника, пятый объясняет, что делать дальше.

Чтобы такой принцип хорошо работал, нужно добавить одно правило. Если вдруг у участника на одном из этапов возникла проблема (его нет в списках, не сделали бейджик, нету сдачи и др.) – его нужно сразу перенаправить на отдельный «стол для особых ситуаций», который находится вне общей очереди и занимается как раз такими «проблемными» участниками.
В противном случае проблемные участники будут стопорить всю очередь и вызывать недовольство у всех.

Вторая модель, МакДональдс – это когда есть несколько одинаковых «свободных касс», участник может подойти к любой, в которой меньше народа. И на этой «кассе» его обслужат от начала и до конца.

Эта модель хороша своей гибкостью – когда мало людей, может работать 1-2 регистратора, когда много – можно быстро увеличить пропускную способность стола регистрации.

Два важных момента, на которые стоит обратить внимание – это ширина стола регистрации (ее должно быть достаточно, чтобы выдержать максимальный поток участников) и количество регистраторов в пиковые моменты. Простое правило – один регистратор может в среднем обслужить от 10 до 30 человек за полчаса, и ему нужно как минимум полметра ширины стола. Дальше, вы просто оцениваете максимальный ожидаемый поток участников и умножаете.

Третья модель, ресторанный дворик – это, на самом деле, развитие второй. Если вдруг кто-то не знает, что это такое, поясню, что ресторанный дворик – это модель организации общепита в гипермаркетах и шоппинг-центрах, когда в одном большом зале в центре стоят столики, а вдоль стены в ряд несколько различных точек фаст-фуда с различным ассортиментом.

Перенося эту модель на регистрацию участников, мы получаем довольно распространенное решение – когда все участники разбиты на группы (обычно по фамилиям по алфавиту), и для каждой группы есть свой столик и свой регистратор. Две главные ошибки, которые часто совершают в такой модели – это плохо видные отметки, где какая группа, и неравномерное по ним распределение.

Когда вы готовите таблички с надписями «А-В», «Г-З» и так далее, делайте разбиение по буквам так, чтобы количество участников на каждую букву было примерно одинаковым.

Разместите таблички с разбиением там, где они будут видны всем подходящим людям. Их нельзя ставить на стол регистрации – перед ним постоянно будут стоять люди и загораживать их!