Предварительную регистрацию на мероприятия через интернет надо делать всегда. Точка. Даже если вход на мероприятие свободный. Даже если вы никогда раньше этого не делали.

Вот несколько причин, о которых многие зачастую не задумываются (или задумываются, но слишком поздно).

  1. Изменения/отмена мероприятия. Если вдруг по каким-то причинам вам придется отменить или перенести мероприятие, у вас должна быть возможность сообщить всем, кто запланировал на него прийти.
  2. Информация о тех, кто собирается прийти. Любое мероприятие проводится в первую очередь для его участников. Никогда не помешает заранее знать, кто собирается прийти, что эти люди ожидают и хотят увидеть. Это поможет лучше спланировать и подготовить мероприятие.
  3. Создать ощущение причастности. Предложите участникам рассказать, о чем они хотели бы услышать, заранее задать вопросы выступающим, предложить тематику для отдельных частей мероприятия. Это будет приятно участникам, ведь вы даете им понять, что считаетесь с их мнением и заботитесь о них.
  4. Сохранить контакт, чтобы связаться после мероприятия. Пригодится, чтобы собрать отзывы и впечатления, или чтобы пригласить на следующее мероприятие.

 

Разберем самые распространенные способы регистрации и во что они выливаются для организаторов:

  • Через e-mail

Вы просите ваших участников отправить вам на e-mail их данные. Они это с переменным успехом делают (иногда, правда, забывая прислать половину или присылая совсем не то, что вы просили). После этого вы методично копируете эти данные из почты в экселевскую табличку, раскладывате по ячейкам, приводите к единому виду, сортируете.
Вы тратите на это долгие часы, а в итоге оказывается, что где-то вы ошиблись при переносе и копировании информации, что-то просто случайно пропустили, а часть регистрационных писем попала в спам, и вы даже о них не знаете.

  • Через собственный сайт

Вебмастеру выдается задание сделать на сайте форму регистрации, он после третьего напоминания выполняет задание. Участникам удобно заполнять эту форму, они уже не делают ошибок и заполняют ровно то, что вы у них попросили.
Но ваша работа при этом скорее всего не упрощается. В 90% случаев такие формы регистрации отправляют всю информацию за ваш e-mail. А значит, вас ждут все те же радости, что и в предыдущем случае.
Главный недостаток всех этих способов — огромные временные затраты.

 

Правильный способ — с помощью специальной регистрационной системы. Чаще всего для этого используют TimePad или GoogleDocs.

GoogleDocs позволяют за несколько минут и без предварительного обучения настроить любую анкету регистрации. Там могут быть разные типы вопросов, оформление страницы регистрации и настройки. Вся информация от участников собирается в один файл, с которым потом удобно работать.

TimePad — это специализированный сервис для регистрации участников событий. Он дает все те же возможности, что и GoogleDocs, и еще многие другие. Он сам рассылает подтверждения и напоминания о событии, позволяет в один клик добавить событие в календарь и поделиться с друзьями через социальные сети.