Каким бы масштабным, зрелищным и полезным ни было ваше событие, если участнику, чтобы на него попасть, приходится пережить пару часов в очереди и несколько ситуаций в духе: “Я же только что у него спрашивал, он отправил меня к вам”, — ВАУ-эффекта не получится. Регистрация и проверка билетов — это ключевой момент мероприятия; здесь у гостей складывается первое впечатление, сквозь призму которого они будут оценивать всю программу, так что к продуманной организации зоны входа нужно отнестись со всей серьезностью.

Как же организовать идеальную регистрацию и не упустить ни одной мелочи, чтобы участники не только быстро вошли, но и с самого начала зарядились позитивным настроем?

На счету TimePad уже несколько десятков успешно организованных и проведенных регистраций на события самого разного масштаба (от 100 до 8500 участников). Как, впрочем, и чуть менее успешных — не будем кривить душой. Мы проанализировали опыт наших клиентов, выделили самые частые и опасные ошибки и составили для вас небольшой чек-лист, снабдив его примерами успешного применения каждого пункта на практике. Просто пройдясь по этому списку на этапе организации, вы избавитесь от лишней головной боли, и ваше событие пройдет на высшем уровне!

Слово нашему эксперту по регистрации участников на входе — Марии Стерховой.

Итак, вот что особенно важно сделать при организации приветственной зоны:

Познакомить всех ответственных сотрудников на входе друг с другом, разделить зоны ответственности

Гости могут задавать на регистрации самые неожиданные вопросы. Тратить время в присутствии участника на поиски того, кто знает ответ, — непрофессионально. Чаще всего это задерживает вход для остальных участников, а этого никак нельзя допускать.

Организовывая чекин на премии «Событие года», мы встретились со всеми подрядчиками заранее, согласовали зоны ответственности и моменты их пересечения. Все, что потребовалось дополнительно, —  это короткий бриф на площадке в самом начале, и все прошло отлично!

2014-D1-sobitie  IMG_8474

Установить стол сложных вопросов

Как бы четко ни работала система пропуска, будут такие участники, на общение с которыми уйдет больше времени, чем обычно (забыл билет, нет в списках, участие по гарантийному письму, приглашенный гость, который точно не знает, кто его пригласил и т.п.). Чтобы такие участники не снижали общую скорость входящего потока, их лучше направлять в специально выделенную зону, где им помогут с должным вниманием, но без лишних нервов, стрессов и наспех принятых решений.

На конференциях СКБ Контур стол сложных вопросов — целиком “царство” TimePad. Раньше мы отвечали за всю зону регистрации, но теперь проверять билеты организатор научился своими силами (с помощью нашего приложения для мобильных устройств), а сопровождающий менеджер TimePad оперативно решает нестандартные вопросы с документами, оплатами, забытыми билетами — все довольны!
unnamed (6)  unnamed (7)

Разделить потоки (пресса, VIP, спикеры)

Гостей, которым требуется уделить особое внимание, лучше встречать в специальной зоне. Во-первых, они к этому действительно приучены, и если внимания будет оказано недостаточно, может родиться негатив (на пустом месте!). Во-вторых, так не нужно будет объяснять всем участникам, почему кто-то получил бейдж больше или блокнот толще. Опять же, это сильно повлияет на скорость работы в зоне входа.

На Дне Вышки в Парке Горького для специально приглашенных VIP-участников был отдельный вход по списку, а на основном входе работал общий режим прохода по билетам. Так нам удалось пропустить 6000 человек за 3 часа и никто не запутался!

unnamed (8)  unnamed (9)

Организовать удобную навигацию

Гостям должно быть просто найти место проведения мероприятия, где бы оно ни находилось. Задача решается легко — грамотной навигацией и подсказками. Та же история — на самом мероприятии. Если площадок несколько, каждая должна быть четко обозначена. Если в зале предполагается рассадка по местам, нужно, чтобы эти места было легко найти. Стюарты — вот спасение.

Хороший пример можно подсмотреть на любом мероприятии в Digital October — на территории много интерактивных экранов и всегда есть указатели, по которым легко понять, что и где находится.

unnamed (3)  unnamed (4)

Выделить зону выхода

Если на событии ожидается большое число участников, то зону выхода от зоны входа нужно отделить. Так потоки не будут путаться, никто никому не будет мешать, а выходящие люди не будут обращать на себя внимание охраны и персонала зоны входа.

Именно так были организованы потоки на Старконе — выход и вход располагались в противоположных концах площадки и работали только в одну сторону. В результате в и без того нагруженной зоне регистрации (было куплено порядка 8500 билетов!) никто не отвлекался на выходящих.

Старкон  старкон3

Сообщить сотрудникам о дресс-коде

Если формат вашего мероприятия предполагает дресс-код, не забудьте предупредить о нем сотрудников, которых вы нанимаете на регистрацию! Если у вас есть значки, майки, платки, наклейки с символикой мероприятия, то они в первую очередь должны быть на персонале в зоне входа. Эти люди — первые, кого встречают ваши участники, именно они формируют первые штрихи от общей картины события.

На клиентской конференции TNS был установлен дресс-код — белый верх, и всем сотрудницам выдали платочки фирменных цветов компании. В результате все событие смотрелось очень стильно!

TNS-logo-2012-880x654 oowoi7wwykjjwx3pzuxy

Дать всем сотрудникам ответы на основные вопросы и рассказать, где туалет/гардероб/залы

Во сколько начинается сессия, когда кофебрейк, будут ли разосланы материалы, где взять оборудование для синхронного перевода, как найти контакты спикеров — все это и что угодно еще про ваше событие должны знать все, кто работает в зоне входа. Да, где-то неподалеку точно лежат расписание и схема площадки, да, где-то на соседней стене наверняка есть указатель, но тратить время на поиск информации, вместо того чтобы дать короткий ответ и осчастливить участника, — жалко.

Принцип кажется очевидными, но — вот загадка — почти никто из организаторов ему никогда не следует. Поэтому я давно завела себе за правило: в начале каждого события сама собираю всех ответственных и даю исчерпывающую информацию о мероприятии. В результате получается квалифицированная и уверенная команда на входе — и это производит прекрасное впечатление!

 

Чеклист — это практичный и удобный инструмент для планирования, но мы как никто другой знаем, что в организации мероприятий предусмотреть все повороты событий просто невозможно. Поэтому так важно иметь на площадке ответственного и опытного менеджера, который умеет импровизировать и находить выход из любых непредвиденных ситуаций.

Хотите доверить нам зону регистрации на вашем мероприятии? Или просто узнать больше о том, как TimePad помогает организовать приветствие участников? Читайте обо всех подробностях в презентации или пишите Маше: maria@timepad.ru, и она вам обязательно перезвонит!