Tagging along for the ride

По опыту TimePad, оптимальный срок для запуска мероприятия — 3 месяца. За это время вы в комфортном темпе найдете площадку, наладите процесс регистрации и покупки билетов, запустите промокампанию, договоритесь с ведущими и проведете мероприятие без срывов и форс-мажоров.

Здорово все складывается! А теперь вернемся из идеального мира в реальность. Мы помогаем создавать события уже 50 000 организаторам, и тот же опыт подсказывает нам, что в 99% случаев что-нибудь идет не по плану: сроки срываются, реклама не срабатывает, Дед Мороз со Снегурочкой застревают в пробке. С этим придется считаться — работая в области, где успех зависит от стольких людей, готовьте уши к тому, что ради успеха на них придется постоять. 

Коллапс все-таки случился и у вас пара недель на то, чтобы организовать событие? Хорошая новость: вы не первый, кто попал в такую ситуацию, — пусть и не бывает двух одинаковых форс-мажоров. За последнее время мы в TimePad успешно запустили ряд проектов с “горящими” сроками. Среди них ледовое шоу “Джинглики”, конференция “Hello Blogger” и онлайн-трансляция ReForum — в каждом случае мы были готовы открыть продажу спустя 1-2 дня после обращения к нам. Опираясь на эти истории сотрудничества как пример, мы собрали несколько советов, которые помогут вам собрать усилия в охапку и сконцентрироваться на главном, когда на счету каждый час.

  1. Подберите одного партнера, через которого вы будете продавать билеты

Представьте: у вас скоро дедлайн, а вам нужно встретиться с несколькими агентами, заключить с каждым договор, разобраться в разномастных интерфейсах, распределить квоты и затем следить за списками участников в каждой программе. Страшно?

Намного рациональнее остановить выбор на одном агенте: так нужные данные будут собраны в одном месте, и вы потратите в разы меньше ресурсов на налаживание работы с агентом.

  1. Определите категории билетов, цены и политику льгот

Первое и самое важное, о чем спросит вас билетный агент, — виды и стоимость билетов. Помните, что вносить изменения в эту систему после запуска продажи крайне проблематично. Заранее определитесь с ценами и форматами участия. Решите, даете ли вы скидки участникам-льготникам, и как они будут подтверждать свои права (например, если им нужно принести на мероприятие паспорт, лучше сразу прописать это в интерфейсе регистрации — люди должны знать, что важно указывать настоящее имя).

  1. Продумайте схему скидок и промоакций

Мало что так портит впечатление о продукте, как ситуации, когда покупателю обещают скидку, которую он в итоге не получает. Неважно, в какой сфере, — хаотичная маркетинговая политика вредит репутации, и риск таких проколов возрастает в спешке.

Продумайте маркетинговый план заранее, чтобы он работал как часы, — благо, современные билетные технологии позволяют настроить скидки до запуска продажи и автоматизировать их работу. Разделите акции на блоки и зафиксируйте сроки начала и окончания каждой. Если цена билета будет расти, пропишите последовательность и этапы скидок.

  1. Подготовьте схему зала

Участники мероприятия будут выбирать себе места на схеме зала? Подготовьте макет (изображение) схемы и продумайте ценовую политику для мест. Идеальный макет крупный, качественный и с обозначенными цветом зонами. Отметьте на макете сцену в масштабе. Эти меры помогут билетному агенту быстро подключить схему к интерфейсу покупки билета, а участникам — понимать, что за место они выбирают.

  1. Передайте рекламному агенту промо-материалы (изображения, текст, видео)

Если вы планируете рекламную кампанию, заранее согласуйте с агентом активности, составьте план выхода публикаций и зафиксируйте стоимость продвижения. Сразу после утверждения плана узнайте, какие промо-материалы потребуются, и как можно раньше подготовьте их в высоком качестве и нужном формате. Просто возьмите и позаботьтесь об этом заранее, чтобы для бесперебойной работы рекламы требовался минимум вашего участия, — и у вас освободится драгоценное время для первостепенных задач по организации события.


 

Хорошо, в теории все красиво. Но как это бывает на практике?

История №1: ледовое шоу “Джинглики” в Олимпийском

Серия новогодних ёлок в СК “Олимпийский”, 3000 участников.

C93x-_6HsAM   DmN9pT_TZoI

Организаторы обратились в TimePad за 2 недели до первой ёлки и попросили:

  • Супербыстро запустить продажу билетов на ёлки;
  • дать участникам выбирать места на схеме зала СК “Олимпийский”;
  • подключить онлайн-регистрацию к официальному сайту ёлки;
  • разработать анкету регистрации;
  • провести рекламную кампанию мероприятия;
  • оперативно выводить средства, полученные от продаж билетов.

Наши действия:

  1. Заключаем договор на продажу билетов.
    Срок: 1 день
  2. Рисуем и подключаем схему зала “Олимпийского”. Выбор места двухступенчатый: сначала участник выбирает сектор, затем место. На схеме видно количество билетов, доступных в каждом секторе.
    Срок: 1 день
  3. Делаем анкету регистрации: индивидуальный набор полей и дизайн кнопок, и встраиваем на официальный сайт ёлки с помощью специального виджета.
    Срок: несколько часов
  4. Добавляем на билеты индивидуальный набор штрих-кодов для проверки сканерами СК “Олимпийский”.
    Срок: 1 день
  5. Настраиваем скидки: 4-й билет в подарок, скидка 25% в обозначенный промежуток времени.
    Срок: несколько часов, включая согласования
  6. Делаем индивидуальный дизайн страницы события, планируем промокампанию через каналы TimePad.
    Срок: несколько часов

Результат: спустя 1 день после обращения готовы открыть продажу билетов на ёлки и запустить рекламную кампанию.

 

История №2: конференция “Hello, blogger”

Конференция о блогосфере и социальных сетях, 250-1500 участников.

1GCSdZ8fGD8   SCxPD3NS7kc

Организатор обратился в TimePad за 2 недели до конференции. В прошлом он пользовался другой системой и столкнулся с трудностями, которых хотел избежать в этот раз:

  • программа не присылала уведомлений о заказе билета;
  • письма терялись;
  • нужные способы оплаты не подключались по умолчанию;
  • счета и закрывающие документы для юридических лиц приходилось делать вручную;
  • программа не отправляла участникам напоминаний об оплате/событии.

Наши действия:

  1. Заключаем договор на продажу билетов.
    Срок: 1 день
  2. Встраиваем форму регистрации на сайт конференции с помощью специального виджета и рисуем для нее индивидуальный дизайн, чтобы она вписывалась в стиль сайта.
    Срок: несколько часов
  3. Любые способы оплаты доступны участникам по умолчанию. Счета и закрывающие документы создаются в системе автоматически, как и любые письма-уведомления, как для участников, так и для организатора.
    Срок: 0 минут

Результат: спустя 1 день после обращения открываем продажу билетов на конференцию.

 

История №3: онлайн-трансляция ReForum Winning The Hearts 2015

Бизнес-форум о внутреннем лидерстве в компаниях, 670 участников

12362724_918129958240818_2327942604861499154_o   рефорум

Организатор обратился к нам за неделю до события с необычной просьбой. Билеты на мероприятие уже кончились, но заявки продолжали поступать, и организаторы решили открыть трансляцию в интернете. Нужно было в как можно быстрее организовать онлайн-регистрацию на нее.

Наши действия:

  1. Заключаем договор на продажу билетов.
    Срок: 1 день
  2. Редакторы TimePad создают яркую страницу мероприятия.
    Срок: 1 день
  3. Встраиваем форму регистрации на сайт форума с помощью специального виджета и рисуем для нее индивидуальный дизайн, чтобы она вписывалась в стиль сайта.
    Срок: 2 дня

Результат: спустя 2 дня после обращения открываем регистрацию на онлайн-трансляцию форума. Все желающие благополучно поучаствовали в мероприятии!


 

Мы надеемся, что наши советы помогут вам сберечь время и нервы в критической ситуации. В то же время, мы понимаем: в event-менеджменте не бывает универсальных «таблеток». Если у вас есть вопросы или вы хотите узнать больше о том, как мы помогаем организаторам удобно продавать билеты на мероприятия и автоматизировать то, что вы привыкли делать долго и трудно, напишите нам на support@timepad.ru и мы с радостью вам поможем!

 

Подписывайтесь на блог TimePad и узнавайте больше о наших инструментах для организаторов мероприятий.