Фото: Олег Бородин

Толпы на входе, участники с кучей вопросов, нервный персонал на стойке регистрации, суматоха с подарочными пакетами — всё это портит впечатление от мероприятия. Но таких вещей можно избежать, если подготовиться со знанием дела.

Мы в TimePad помогаем нашим клиентам проводить регистрацию участников на мероприятии и готовы поделиться своим опытом. Уверены, вы справитесь, если последуете нашим советам.

Процесс регистрации участников мероприятия

Итак, день мероприятия. Вы ожидаете основной поток участников к началу. Есть два основных способа регистрации участников: отмечать участников в распечатанных списках или пропускать по электронным билетам.

Если пропускаете гостей по спискам

Списки гостей — распространённый способ регистрации, но он имеет массу недостатков. Во-первых, много времени уходит на то, чтобы найти фамилию гостя. Во-вторых, порой участников регистрируют секретари компании, к тому же на свою фамилию. На стойке регистрации участник называет собственное имя и обнаруживает, что его нет в списках. На выяснение вопроса тратится время. В-третьих, списки будут слишком неэффективны, если у вас крупное мероприятие на 1000 человек.

Что делать

Во-первых, не поленитесь заранее указать фамилии участников в алфавитном порядке. В Excel это делается легко:

  1. Выделяем любую ячейку таблицы.
  2. Нажимаем «sort» во вкладке «data».
  3. В появившемся окне выбираем сначала столбец фамилии и порядок сортировки (по умолчанию от А к Я) а затем в строке «then by» — столбец имени и порядок сортировки. Нажимаем «ок» — готово.

Эти действия займут секунды, но сэкономят десятки минут, а то и час-другой на регистрации.

Учтите, что данные участника — имя и фамилию — лучше хранить в разных столбцах — так проще проводить с ними различные операции.

Во-вторых, упорядочьте регистрацию — например, пусть один стол регистрирует участников с фамилиями на А — Д, другой — Е — К, третий — Л — Р и т.д., так вы распределите потоки. Можно группировать участников по компаниям, по типу участия — как угодно, лишь бы участник быстро сориентировался.

Если пропускаете гостей по электронным билетам

Электронная регистрация значительно облегчает работу! Есть несколько вариантов, как с ней работать.

Приложение TimePad

Если ваши участники покупали билеты на TimePad, то наше приложение вам поможет. На билетах есть QR-код и штрих-код, которые можно просканировать с помощью приложения.

Веб-интерфейс TimePad

Если ваши участники регистрировались через TimePad, то можно отмечать их через веб-интерфейс.

Подробнее о регистрации участников через приложение: https://welcome.timepad.ru/special/checkin

Любое приложение для считывания QR-кода

Можно также использовать любое приложение для считывания QR-кодов. Но с ним могут возникнуть сложности:

— приложение по считыванию QR-кодов требует постоянного доступа в интернет;

— хуже работает в темноте — считывание замедляется, как результат — толпа на входе;

— если участников много, приложение начинает тормозить.


Сканеры для считывания

Cканеры для считывания мы арендуем для наших клиентов, когда проводим регистрацию на их мероприятиях. В работе со сканерами есть свои особенности, но наш опыт нивелирует возможные шероховатости.

Печать бейджей

Бейджи печатают либо непосредственно на площадке, либо заранее. Если ваши бейджи напечатаны до мероприятия, разложите их в алфавитном порядке и подготовьте пустые бейджи на случай, если кого-то упустили или участник послал вместо себя друга. Если печатаете бейджи на месте, заранее проверьте работу оборудования.

В обоих случаях учтите, чтоб бейджи снижают пропускную способность персонала на регистрации.

Проверка площадки

По своему опыту можем сказать, что до мероприятия надо обязательно выехать на площадку и посмотреть, как там всё устроено. На что обратить внимание на площадке:

— разобраться, как пойдут потоки;

— посмотреть, где розетки;

— оценить, сколько времени будет на вход: приходят ли участники к началу мероприятия или подтягиваются по мере отдельных сессий в течение дня — от этого зависит загрузка на стойках регистрации;

— разобраться, будет ли один вход или несколько.

Стол вопросов

Как правило, участники задают стандартные вопросы: можно ли получить запись выступлений, где найти фотографии с мероприятия, как подключиться к вай-фаю. Иногда участники просто хотят, чтобы их выслушали — пожаловаться на кондиционер, нестабильный интернет, кофе-брейки. На выслушивание мелкого вопроса и ответ уходит около одной-двух минут, но вопросов бывает много, и они снижают пропускную способность одного человека.

Чтобы этого избежать, мы рекомендуем организовать стол вопросов — посадить туда специального человека, который всё знает о мероприятии, заранее распечатать стопку инструкций по подключению к сети и положить её на стол.

Подготовка персонала

До мероприятия нужно обязательно провести встречу с персоналом. Это можно сделать за день или за час до начала, главное — сделать. На встрече объясните, как пользоваться сканерами / приложением, дайте ответы на возможные стандартные вопросы участников: как получить штамп для оформления командировочных, где туалеты, будут ли записи и презентации выступлений и где их найти, будут ли фотографии с мероприятия.

Такая встреча потребует десять минут, но эти десять минут избавят от многих проблем на регистрации.

Важные мелочи

Дресс-код — заранее обговорите с персоналом дресс-код или приготовьте специальную форму. Тогда участники легко поймут, к кому обратиться с вопросом.

Настройте персонал на вежливость и дружелюбие — они создают первое впечатление о мероприятии.

Навигация — позаботьтесь о том, чтобы участники легко ориентировались на площадке, иначе посыпятся вопросы и регистрация замедлится. Указатели с несколькими стрелочками работают плохо — на каждом мероприятии их кто-нибудь обязательно повернёт.

Сколько людей должно быть на стойках регистрации

При электронной регистрации:

— 200-250 участников в час может пропустить один человек со сканером / приложением для считывания QR-кода, если есть стол вопросов и если вокруг светло;

— 150 участников в час может пропустить один человек, если вокруг темно и нет стола вопросов;

— 100 участников в час может пропустить один человек, если нужно печатать бейджи.

Что предусмотреть заранее

Регистрация участников мероприятия замедляется, если какой-нибудь из партнёров передал свою сувенирку для пакетов в последний день. Получается, что персонал вынужден отдельно выдавать пакет участника и запоздалый подарок. Поэтому договаривайтесь с партнёрами о сроках.

Учтите возможные «бутылочные горлышки». Регистрация может работать гладко и быстро, но после окажется что-то с меньшей пропускной способностью: гардероб, охрана с металлоискателями. Если знаете, что такое возможно, можете выделить меньше человек на регистрацию, потому что скорость вашего персонала мало что решит.

Набирайтесь опыта

Вряд ли возможно провести мероприятие идеально с первого раза, но вооружитесь нашими советами и старайтесь. Нашу слаженность мы приобрели с опытом и верим, что это главное в гладкой организации.