Перейти к TimePad.ru — сервису для организаторов событий

Об этом блоге

Вы читаете блог TimePad – самого популярного в России сервиса для организации мероприятий. Здесь мы делимся знаниями в сфере event-менеджмента, полезными инструментами и ссылками, а также рассказываем о новых возможностях ресурса. Все советы основаны на опыте 60 000 организаторов, которые доверяют TimePad. Оставайтесь в курсе!

Подпишитесь на рассылку

Ежемесячные письма с новостями сервиса и полезными инструментами для организаторов мероприятий.

Блог

Как «Стрелка» устраивает собственное лето
20th Июль 2017, 17:25, admin пока нет комментариев

Лето на Стрелке каждый год удивляет интересными лекциями и звёздными спикерами. Мы пообщались с директором публичной программы «Стрелки» Дарьей Шульгой, чтобы узнать, как им это удаётся.

Что за команда организует Лето на «Стрелке»: сколько в ней человек и на чем они специализируются?

Конкретно команда Лета на «Стрелке» состоит из 6 человек. В большинстве своем это люди, которые занимаются продюсированием, интересующиеся образованием и урбанистикой. У нас есть сотрудники, которые до этого были продюсерами в других организациях и занимались контентом. Организационными моментами занимаются наши ассистенты, а с дизайном Лета помогает общий Дизайн Института. В принципе в летний период все сотрудники «Стрелки» мобилизуются и занимаются публичной программой, не забывая о других обязанностях. Мы также организуем мероприятия, связанные с тематикой КБ «Стрелка», и ориентируемся на их опыт. У нас есть кураторы, которые занимаются контентом и приглашением спикеров.

Из чего состоит организация мероприятий? Какой порядок действий при подготовке?

В первую очередь при подготовке нужно определиться с целью и тематикой контента. После чего начинается либо исследование, либо приглашается куратор, который разбирается в теме. Институт, в свою очередь, активно пользуется ресурсами онлайн-журнала и коллег из КБ «Стрелка» для экспертизы и приглашения спикеров. Потом мы назначаем дату и тематику выступления, начинаем к нему готовиться, связываемся со спикерами и подписываем договоры. Только когда всё это сделано, начинаем анонсировать мероприятия.

Как формируется программа? Когда начинает формироваться, за какое время она должна быть готова?

Лето на «Стрелке» — живой организм. Мы часто организуем партнёрские мероприятия, а, бывает так, что лекция проходит при инициативе самих экспертов.

Как только летняя программа закрывается в сентябре, у нас уже включается работа над следующим годом, но активно букинг и приглашение гостей начинаются только в конце зимы.

Бывает так, что ближе к лету появляются горячие темы, и мы, конечно, стараемся их тоже освещать. Как правило, все события заводятся на сайте минимум за неделю, а платные минимум за месяц.

Какие бывают сложности в организации?

Многие наши спикеры бывают непредсказуемы. Иногда приходится очень долго ждать от них ответов, а иногда что-то слетает в последний момент.

Человеческий фактор — одна из главных проблем.

Погодные условия также могут осложнить проведение мероприятия, так как у нас открытая площадка. Например, этим летом из-за постоянных дождей пришло меньше людей, чем мы рассчитывали. Тем не менее, люди смотрят и комментируют прямые трансляции лекций, поэтому мы всегда находим слушателя и зрителя.

Какие бывали неудачи на мероприятиях и как удавалось с ними справиться?

В нашей команде есть шутка по поводу того, что мы все работаем в режиме ситуативного менеджмента. Самая главная, не то что бы проблема, а трудность — когда приходят много людей, нужно успеть всех пропустить, зарегистрировать, чтобы все остались довольными.

Если мы и получаем недовольные комментарии, то, чаще всего про то, что было много людей и не всем удалось комфортно разместиться. Однако мы всегда стараемся нивелировать этот дискомфорт.

Самая большая неудача — это когда идет ливень стеной, а лекция проходит на открытой площадке. Всё-таки в большинстве случаев все остаются довольны.

Как удается привезти для проведения лекций столько известных специалистов?

Конечно, на нас очень хорошо работает имидж «Стрелки», который создавался годами, а мы делаем всё, чтобы этот имидж поддержать: заранее начинаем приглашать специалистов и экспертов, стараемся придумать интересный контент, который был бы релевантен современным тенденциям. К тому же многие иностранные спикеры хотят посмотреть Россию, и мы с радостью даем им такую возможность.

Сейчас «Стрелка» уже дошла до такого уровня, когда крупные компании и эксперты пишут нам сами и договариваются о выступлении.

Что самое интересное, на ваш взгляд, удавалось сделать в рамках Лета на «Стрелке»? Что вы сделали, чтобы это получилось?

Если говорить про текущий год, то это двухдневная конференция наших студентов the New Normal, на которой ребята выступали наряду с такими мировыми именами, как Бенджамин Браттон, Рем Колбас и Лиам Янг, чем мы очень гордимся. Это событие в первую очередь показало то, чем занимается Институт.

Уже второй год на «Стрелке» проходит кинофестиваль, куратором которого является Стас Тыркин. Очень классно, что большие международные компании и известные режиссеры дают показать российские премьеры фильмов. У нас проходит огромное количество лекций.

Самое приятное — видеть людей, которые приходят нам и которым действительно интересно, они слушают, фотографируют, запоминают, рассказывают о нас своим друзьям и знакомым. В этот момент мы понимаем, что у нас что-то действительно получилось.

Что интересное вы бы хотели провести, но пока не удалось? Почему?

В основном это крупные мероприятия, которые возможны только при присутствии больших коммерческих партнеров, потому что мы все-таки Институт некоммерческий, негосударственный. Мероприятия со сложной застройкой, с медиа или digital контентом довольно дорогостоящие, и мы не можем себе позволить.

Вообще, мы бы очень хотели среди лекторов на «Стрелке» увидеть Илона Маска, но пока не очень понятно, как это сделать.

Как собираете обратную связь от участников, учитываете ли её в построении программ на следующее лето?

У нас существует анкетирование участников воркшопов и онлайн-анкетирование, а также опросники, которые мы присылаем людям на почту. Мы всегда мониторим, что про нас пишут люди в соцсетях, какие вопросы они задают, чтобы в следующем году было проще формировать программу. Конечно, спрашиваем у людей, кого бы еще они хотели видеть на «Стрелке», и иногда таким образом даже для себя открываем новые имена.

Как продвигаете мероприятие?

Мы делаем почтовую рассылку и посты в соцсетях и работаем со СМИ, которым присылаем анонсы будущих мероприятий на «Стрелке».