Перейти к TimePad.ru — сервису для организаторов событий

Об этом блоге

Вы читаете блог TimePad – самого популярного в России сервиса для организации мероприятий. Здесь мы делимся знаниями в сфере event-менеджмента, полезными инструментами и ссылками, а также рассказываем о новых возможностях ресурса. Все советы основаны на опыте 60 000 организаторов, которые доверяют TimePad. Оставайтесь в курсе!

Подпишитесь на рассылку

Ежемесячные письма с новостями сервиса и полезными инструментами для организаторов мероприятий.

Блог

Как контролировать выступление спикеров на мероприятии
17th Август 2017, 13:04, admin пока нет комментариев


Найти спикера для конференции — это полбеды, гораздо сложнее проконтролировать качество контента и соблюдение тайминга. Особенно, если речь идет о человеке с небольшим опытом выступлений. Если что-то пойдет не так, ответственным будет организатор, а никак не спикер.

Мы поговорили с тремя организаторами о том, как обеспечить проведение конференции на высоком уровне — без срывов тайминга и накладок.

Как выбрать спикера

Алёна Некрасова, eTutorium

В выборе спикеров мы полагаемся на интересы нашей целевой аудитории — сначала определяем её боли и узнаём, какие темы важны нашим слушателям, а потом ищем под неё эксперта.

Сейчас мы вышли на такой уровень, когда эксперты сами связываются с нами с предложением провести мастер-класс для наших подписчиков. После того, как со спикером договорились, обязательно обсуждаем его будущее выступление.


Лена Рябикина, кудесница мероприятий в «ЛидМашине»

Я организовывала iКурилку — онлайн-семинар по интернет-маркетингу. Там выступали маркетологи, а не профессиональные спикеры, поэтому для новичков мы всегда устраивали предпрослушивание — оценивали, что и как может рассказать человек. Порой «перекраивали» их программу больше, чем наполовину: переносили контент, добавляли примеры.

Если спикер неопытные, прослушать его заранее — обязательно условие. Понятно, что у вас еще куча дел: найти этих самых спикеров, площадку арендовать. Но без этого никак.


Александра Жирновская, руководитель маркетинговых проектов компании «1С-Рарус»

Семинар/тренинг/мастер-класс и другие малые форматы не предполагают большого числа спикеров. Знакомство со спикером, совместная проработка программы в соответствии с запросами аудитории и продюсера может занять всего 2-3 часа (в зависимости от опыта спикера и качества предоставленной ему информации).

Масштабные форматы могут предполагать наличие программного комитета с графиком регулярных встреч на всем пути подготовки мероприятия, тренинг-сессии по мастерству презентаций, серии консультационных вебинаров и пробные репетиции. На мероприятиях нашей компании мы устраиваем пробные прогоны с начинающими спикерами, совместно готовим презентации, ориентируясь в первую очередь на пользу предоставляемой аудитории информации.

Ориентируемся на то, что 15 слайдов — это около 20 минут выступления, один слайд — одна мысль. Детальную информацию о выступлении с финальной программой направляем спикерам и модераторам в памятках, дублируем по доступным каналам в удобной форме (смс, мессенджеры, гугл-календарь), держим личную связь.

Как подготовить спикера к выступлению

Лена

Я работаю исключительно с опытными спикерами, и они сами знают, что рассказывать слушателям. В основном я занимаюсь тренингами Игоря Манна и Максима Дорофеева. Мы обсуждаем контент на первом этапе, чтобы правильно его упаковать. Дальше я этой темы не касаюсь.Когда мы запускали совместный семинар Игоря Манна и Максима Батырева «Команда № 1», я изучила программы обоих спикеров. Мои наблюдения помогли сформировать программу.

У тренингов свой ритм, его нужно поддерживать, чтобы народ не скучал. Утром, после обеда и под конец не стоит давать сложные материалы. Люди будут либо сонными, либо уставшими, либо «размякшими» после обеда — сложный материал не зайдет. Опытные спикеры понимают это сами, непытным об этом можете рассказать вы.

Организатор — это вроде общей мамы. Он должен позаботиться не только об участниках, но и о спикерах. Если у него перерыв и его окружили с вопросами — подойти и предложить кофе или чай. Настоять, чтобы человек сходил на обед. Спикеры во время выступления входят в раж и порой даже в туалет сходить забывают. Так что на время мероприятия он становится для организатора как ребенок.

Алена

Если спикер неопытный, мы проводим дополнительную подготовку: я предлагаю посмотреть записи наших самых удачных вебинаров, изучить приёмы удержания внимания аудитории, показываю удачные примеры презентаций, выбора шрифтов и картинок для них.

Как соблюдать тайминг

Алена

Обычно это самое трудное — соблюдать тайминг. Чтобы избежать проблем, в первую очередь надо чётко и несколько раз проговорить тайминг выступлений. За день до мероприятия я высылаю спикерам письмо, в нём указываю все организационные моменты. Первым пунктом идёт напоминание о тайминге.

Если эксперт затягивает выступление, я как модератор пишу прямо в чат вебинара, что уже пора заканчивать. Раньше мне казалось, что таким образом я ставлю спикера в неловкое положение. Теперь понимаю, что, если этого не сделать, в неловком положении окажутся прежде всего слушатели, да и спикеры нормально такое воспринимают.

Вообще если спикер интересный, зрители сами скажут, что не против дослушать. На одной нашей конференции обед длился 15 минут вместо часа — спикер не уложился в тайминг выступления, а слушатели не захотели его прерывать.

Другая проблема — когда доклад рассказывают быстрее, чем планировалось. На конференциях это может сильно усложнить ситуацию, ведь вслед за одним спикером идут другие. На такие случаи у меня есть несколько приёмов, чтобы всё исправить.

Можно попросить спикеров приходить за 15-20 минут до их выступлений и, если один закончит раньше, чем планировалось, просто пригласить следующего выступающего. Но у этого варианта есть минус — некоторые участники приходят на конкретного спикера. Они разочаруются, если придут к нужному времени и обнаружат, что опоздали на начало. Поэтому мне больше нравится другой вариант — я заранее прошу экспертов, чтобы они написали для меня вопросы по своей теме. Если они заканчивают раньше, я начинаю задавать их вопросы, а за мной подтягиваются и слушатели. Таким образом, мы закрываем образовавшийся промежуток времени.

Однажды был такой случай, что спикер уложился в 20 минут, вместо положенных 45. Чтобы «вырулить» из сложившегося положения, он предложил несколько тем, которые смог бы осветить прямой сейчас. Участники проголосовали за тему и спикер рассказал дополнительный материал. Получился незапланированный и полезный бонус для слушателей.

Лена

Тайминг — это вишенка на торте, правило хорошего тона. Его часто нарушают, но если ты смог соблюдать план — зрители это оценят, впечатления будут лучше.

Обязательно проговорите со спикером, сколько у него есть времени. Обычно тайминг сбивается, если спикер подготовил слишком много контента. Пусть он сообщит зрителям, что не всё успел рассказать и предложит уйти тем, у кого срочные дела.

У моего босса была ситуация: он ехал на встречу с человеком, который в это время сидел на семинаре. Время было рассчитано поминутно: босс приехал на место в тот момент, когда должен был начаться перерыв. К сожалению, спикер не уложился в тайминг и даже не сказал, через сколько планирует закончить. Встреча сорвалась.

Я использую табличку с цифрой 5 — показываю её спикеру за 5 минут до конца выступления. Поднимаю и держу её над головой, пока спикер не кивнет, что принял информацию.

Дайте спикеру шанс самому обозначить время. Возможно, его слушатели привыкли к трехчасовым лекциям, и 45-минутный формат им не подойдет.

Например, на семинаре «Команда № 1» я установила для спикеров четкий тайминг: 45 минут — учеба, 5 минут — перерыв. Игорю этот вариант подходил идеально: за 45 минут слушатели получали такой объем информации, что без передышки никак. Для Максима этот формат не особо подошел: он подает материал проще, чем Игорь, так что за 45 минут только-только успевает разогнаться. Слушатели только разогрелись, а тут — бам! — перерыв. В итоге семинар получился немного скомканным.

Александра

Тайминг мероприятия — это «оружие» массового поражения. Несоблюдение регламента цепной реакцией может разрушить ваш проект. Хаос в программе выступлений «аукнется» сразу по многим фронтам: дисбаланс в смысловой части, нераскрытые точки зрения останутся повисшими в воздухе; разочарование и негатив со стороны спикеров и участников от невозможности увидеть/услышать/познакомиться с теми, с кем хотелось; потенциальные сбои в работе подрядчиков, чья работа завязана на общий регламент (кейтеринг, артисты и т.п.) несоответствие ожиданиям стейкхолдеров (спикеров, спонсоров, делегатов) скажется на конверсии и прибыльности. Команде такой стресс грозит «пробоинами» в репутации, профессиональным выгоранием.

Модератор должен быть четко проинструктирован по значимости тайминга для мероприятия и при этом должен располагать временем на вопросы-ответы. В помощь для контроля — волонтёр с табличками «5 минут», «2 минуты», «0 минут»; таймер с обратным отсчетом, гонг или другой звуковой сигнал по истечении времени выступления.

Работа со временем — инструмент для создания сбалансированного по смыслу информационного продукта; это часть проектной технологии, которая гарантирует обеспечение должного качества предоставляемых услуг; это демонстрация уважения организатора к аудитории и самому себе.

Как контролировать качество контента

Алена

Я прошу прислать презентации заранее и просматриваю их. Обязательно слежу за тем, чтобы не было рекламных слайдов.

В моей практике было несколько случаев, когда на онлайн-мероприятии вдруг выступление шло не так, как планировалось. Один раз спикер странно себя вёл — говорил очень невнятно, делал неадекватные жесты. В результате зрители не понимали, что происходит. Да и мы тоже. В другой раз довольно известный спикер очень неожиданно отреагировал на неприятный комментарий в чате, видимо, сказались усталость и напряжение. Он вдруг обрушил на слушателей такой поток ругани, что мне пришлось выключить трансляцию.

Это я к тому, что даже тщательная подготовка не всегда гарантирует, что всё пройдёт идеально, человеческий фактор никто не отменял.

И всё-таки без подготовки невозможно провести мероприятие на достойном уровне. Лично я перед конференцией создаю таблицу с именами спикеров. Напротив каждого проставляю дату, когда они должны прислать презентацию, указываю контактные данные. За день до дедлайна по презентации спрашиваю: «По срокам успеваем? Завтра могу рассчитывать на презентацию?».

Обычно я прошу выслать материал за одну-две недели до мастер-класса, и чаще всего это означает, что его пришлют за два дня. Обязательно нужно записать номер телефона спикера, особенно когда речь идёт об онлайн-мероприятии. Потому что, если вы общаетесь только в мессенджерах, а номера телефона у вас нет, то не сможете связаться, если будут проблемы с интернетом.

Александра

Организатор выполняет роль дирижера, чтобы каждый смог сыграть свою партию наилучшим образом и сообща создать нечто новое, вдохновляющее и полезное.

Чтобы выступление прошло гладко, важны сразу несколько пунктов: личное общение со спикерами и модераторами, вовлечение их в информационное поле мероприятия до его начала, репетиции выступлений при возможности, наличие таймера перед глазами спикера во время выступления (таймер на просмотровой плазме, волонтёр с табличкой, песочные часы и т.п.) инструктаж команды, прописанный план на случай форс-мажора (запасной спикер, запасные темы для дискуссии, интерактив с участниками и т.п.), заложенное время в программе на вопросы и ответы в каждом блоке, расширенное время перерывов с учётом нетворкинга, информационные рассылки (mail, sms, push) до, во время и после мероприятия.

Что делать, если начались проблемы

Лена

Если что-то идет не так — обязательно расскажите зрителям, что произошло. Если всё летит к чертям, а зрители в неведении — это худший из вариантов. Вы можете прямо на сцене обсудить со спикером, что делать дальше: устроить перерыв или нетворкинг, дать задание.

У меня была ситуация, когда сгорели два проектора подряд — один за другим. Мне повезло, на помощь пришел спикер. Пока мы искали замену, он дал участникам задания, для которых не требовался проектор. У гостей не осталось негативных воспоминаний о том семинаре: мы честно рассказали, что произошло, и нашли выход из ситуации.

Александра

У меня была история, когда спикер не смог найти въезд на парковку отеля, разнервничался и отказался выступать. В программе — дыра. Ведущий взял инициативу на себя и стал работать с участниками, вести дискуссию.

Спикер может заболеть, потерять голос, застрять в пробке, в лифте, его могут вызвать на совещание, может не понравиться окружение в сессии (да-да), ему может стать скучно и он не захочет выкладываться перед конкретной аудиторией, он может передумать выступать с презентацией и захочет свободного общения…должен быть план «Б» — запасной спикер, дискуссия, конкурс с участниками, ранний перерыв, время на заполнение анкет, нетворкинг-сессия. Если спикер незаменимый — то своевременное и грамотное заявление организатора об этом.

Уровень «чудовищности» зависит от рисков, которые несет организатор при несоблюдении регламента. Грубое прерывание спонсора мероприятия модератором на середине слова, чтобы по просьбе организатора «нагнать» потерянное время, приводит к тому, что спонсор больше не включает проект в свой медиаплан, а также транслирует свой негативный опыт партнёрам и коллегам, которые прислушаться и тоже решат игнорировать мероприятия этого организатора.

Я несколько раз, к сожалению, была на мероприятиях с параллельными треками, каждый из которых расползался, спикеры не приходили на свои доклады, перерывы сбивались и вычленить что-то полезное было крайне сложно. Нетворкинг при этом тоже страдает — вместо общения гости заняты поиском кофе, розетки, нужного зала и спикера. Разочарованные и уставшие знакомятся и клянутся друг другу больше «ни ногой» на такие тусовки. Известны случаи, когда всю команду увольняли после проекта за то, что vip-спикера «сдвигали» в программе на 10-15 минут или, наоборот, не давали права выступить вне регламента.