Перейти к TimePad.ru — сервису для организаторов событий

Об этом блоге

Вы читаете блог TimePad – самого популярного в России сервиса для организации мероприятий. Здесь мы делимся знаниями в сфере event-менеджмента, полезными инструментами и ссылками, а также рассказываем о новых возможностях ресурса. Все советы основаны на опыте 60 000 организаторов, которые доверяют TimePad. Оставайтесь в курсе!

Подпишитесь на рассылку

Ежемесячные письма с новостями сервиса и полезными инструментами для организаторов мероприятий.

Блог

Как организовать нетворкинг на мероприятиях. Часть 1
3rd Октябрь 2017, 18:12, admin пока нет комментариев

С приходом интернета пропала необходимость лично посещать обучающие семинары или тренинги — те же самые знания легко найти на YouTube или посмотреть выступление онлайн. Чтобы люди пришли на мероприятие, там должно быть что-то, чего нет в интернете. Например, возможность завести полезное или интересное знакомство, в чём в свою очередь может помочь нетворкинг.

Мы поговорили с четырьмя экспертами и выяснили, как правильно организовать нетворкинг на мероприятиях. Сегодня публикуем первую часть — интервью с Анной Дворниковой и Русланом Демьяненко. Анна сделала упор на разных подходах, в том числе на международных мероприятиях, а Александр рассказал о мобильных приложениях для нетворкинга.


Анна Дворникова, основатель и автор блога об организации конференций UXevent.com

Для многих участников цель мероприятия — именно нетворкинг. Этот процесс должны направлять организаторы или всё должно происходить само собой?

Это спорный вопрос. Буквально вчера на митапе для организаторов митапов обсуждали его: есть люди, которым комфортно общаться и знакомиться в направленном, регламентированном формате, а есть такие, кто, наоборот, привык к свободному общению, и им нужно только свободное время. Все люди разные, и в разнообразии — наша сила. Поэтому мой подход такой: должны быть возможности для всех, но участие в фасилитируемом нетворкинге (формат, в котором организаторы управляют процессом знакомства — прим. ред.) не должно быть строго обязательным. Грубо говоря, если человек отошел в сторону и не участвует и сам общается-знакомится, то не надо его принуждать. «Не заставлять, а вдохновлять» — это принцип, которого я всегда придерживаюсь в работе с людьми.

Я сама из тех людей, кому сложно общаться «просто так», поэтому люблю и изучаю фасилитируемый нетворкинг. На мой взгляд, даже когда ведущий со сцены говорит «повернитесь к соседу слева-справа, улыбнитесь, познакомьтесь, обменяйтесь визитками», это лучше, чем ничего. Идеально, когда есть специальный формат: на конференции HR API в Санкт-Петербурге в одном из залов мы проводили сессию в формате speed dating, в итоге участники признали эту сессию лучшей во всей конференции, потому что раньше этого сильно не хватало.

Думаю, условно «направляющие силы нетворкинга» можно разделить на поведение статусных участников (ведущего, спикеров, модераторов, организаторов, лидеров мнений), время и пространство. О каждом из этих аспектов — ниже.

Каким должно быть место для нетворкинга?

На тему места для нетворкинга можно привести массу разнообразных примеров, и напрашивается вывод, что однозначного ответа на этот вопрос просто не существует. Посмотрите сами:

  • Если это большое пространство, в котором много места, мягкие лаунж-зоны — желающие могут найти уютный уголок, чтоб присесть и пообщаться. Также в большом пространстве удобно проводить фасилитируемые интерактивы (конкурсы, розыгрыши, тот же speed dating) или размещать скрайбы (иллюстрации к рассказу спикера, сделанные на доске прямо во время лекции — прим. ред.), с которыми люди чаще всего хотят сфотографироваться (у них очень удобно начинать разговоры на общие темы). Лаунж-зона для нетворкинга также может включать в себя другие полезные функции. Например, зарядные станции для смартфонов.
    Скрайбинг традиционно используют организаторы People Management ReForum «Winning the Hearts». Думаю, у них отлично получается!
  • В противовес этому, тесное пространство тоже может способствовать общению: если помещение небольшое и столиков для кофе-брейка мало, то хочешь не хочешь, но подсядешь к кому-то, и так проще завязать знакомство. Такой эффект однажды мы наблюдали на встрече стартапов в Гонконге. Особенно здорово, когда дождливая погода способствует этому: гости не спешат выходить на улицу, теснятся, и в итоге быстрее начинают общаться.
  • Также хорошее решение — добавить в пространство события какие-то зоны, намеренно приглашающие к обмену визитками. Часто на деловых событиях используется пробковая доска или дерево контактов, на которой участники могут поделиться своими визитками. Важно предусмотреть наличие кнопок — не менее 3 штук, умноженных на количество делегатов. Для тех, кто не взял визиток, подготовить специальные заготовки-карточки, на которых они могут написать контакты от руки.
  • Но если пробковая доска — уже типичный для деловых событий интерактив, то смелые организаторы могут пойти дальше. Пространство для нетворкинга можно намеренно спроектировать с учетом игровой механики. Есть у меня любимый кейс на эту тему: Take a seat — make a friend. Можно установить подобную конструкцию в той же лаунж-зоне и написать на шарах вопросы, которые соответствуют интересам аудитории. Пусть среди участников будут несколько «зачинщиков», которые первыми залезут в ящик, вытащат пару шаров и начнут разговор. Нетворкинг плюс интерактив с морем эмоций обеспечены!
  • Еще один вариант более персонализированной доски для общения — стена с личными конвертами. Ее используют совсем редко, но она, в отличие от контейнера с шариками, куда проще и бюджетнее в исполнении.

Каким по времени должен быть перерыв, чтобы хватило времени на полезные знакомства? Можно ли совмещать нетворкинг с обедом и кофе-брейком?

В программе всегда должны быть специально выделенные для нетворкинга минуты, а то и часы. Нет ничего плохого, чтобы совмещать их с приемом пищи. Даже наоборот, это более естественный для человека контекст: в деловой среде мы привыкли вести разговоры за обедом, знакомиться за чашкой кофе, проводить интервью за бранчем. Еще психологи говорят, что разделяя трапезу, мы склонны больше доверять собеседнику. Кроме того, есть несколько приемов, помогающих использовать контекст обеда для завязывания знакомств: помочь наложить салат соседу, обсудить выступление спикера в очереди за десертом, начать обсуждение с общих вкусов.

Но тут стоит серьезно задуматься над длительностью перерывов. Если пауза между смысловыми сессиями — 15 минут, то за это время человек успеет только налить себе кофе и сходить в уборную, а когда же общаться и знакомиться? Если обед на час, но полчаса человеку приходится стоять в очереди на раздачу или идти до ближайшего кафе на бизнес-ланч, то опять же, не остается времени на общение. Также нужно помнить, что в современном мире человек всегда на связи. Ему приходят сообщения в мессенджеры и почта на смартфон, в любой момент может оказаться необходимым выключиться из контекста события и сделать что-то по работе. В таком случае вдвойне важно, чтобы перерывы были достаточно длинными, и участник успел удовлетворить все свои нужды. По моему опыту, кофе-брейк не менее получаса и обед около часа-полутора — типичное время. Но, насколько мне известно, на топовых конференциях вроде TED Global бывают и двухчасовые перерывы на обед плюс нетворкинг.

Если же мы говорим о специальных форматах смысловых сессий для нетворкинга, а не о перерывах, то тут многое зависит от самого формата и количества гостей. Например, тот же классический speed dating занимает от часу до полутора для аудитории в 20 гостей. Если модифицировать формат и знакомиться в группах, то можно за тот же час перезнакомить 50-100 человек.

Как помочь участникам познакомиться с людьми из нужной сферы, чтобы знакомство было полезным?

Здесь могут помочь организаторы и ведущий, направляющие людей со схожими интересами в общие «кучки» или элементы в пространстве. Например, на конференции HR API участникам были выданы тематические наклейки, которые можно было наклеить на бейдж: R — recruiting, E — events, и так далее. Благодаря цветным наклейкам в толпе было легче выцепить взглядом человека, который интересуется твоей темой и завязать общение. Похожую механику использовали организаторы DevGAMM.

На конференциях TED и TEDx еще во время регистрации гостей просят заполнить поля с интересами и затем печатают бейджи с тэгами. Иногда там так и написано: «Поговорите со мной о…». Мы рассказывали о таких бейджах в одной из статей.

Как подтолкнуть гостей к знакомству? Как помочь тем, кто смущается?

Здесь большую роль играет поведение ведущего, спикеров, организаторов: если они знакомят людей друг с другом, помогают организовать этот процесс со сцены, сами активно участвуют в нетворкинге, это добавляет участникам уверенности.

Отличным примером был Russian Sponsorship Forum 2015: со сцены выступал эксперт в области нетворкинга Гил Петерсил и делился практическими советами, как заводить новые контакты на мероприятии. Затем на обедах и кофе-брейках и он, и другие спикеры, и организаторы сами активно участвовали в нетворкинге.

Другой подход — делать мероприятие в дискуссионном формате. Мы пересмотрели формат наших митапов для IT HR сообщества, когда выяснили, что заявленная цель «познакомиться» не выполняется сама собой. В итоге мы заменили доклады на World Cafe (по правилам формата люди работают в малых группах и активно обсуждают общую тему), добавили туда несколько приемов из практики фасилитации. По отзывам участников, новый формат дал существенно больше возможностей для общения и нетворкинга.

Сейчас люди не расстаются со своими телефонами. Актуальны ли визитки?

Мне кажется, визитки все еще остаются с нами как дань традиции. Эдакий ритуальный элемент. Люди все еще чувствуют себя дискомфортно, когда их просят дать визитку, а у них ее просто нет. Но все чаще вместо обмена визитками гости предпочитают сразу добавить друг друга в контакты в смартфоне, в соцсетях, либо сфотографировать ту же визитку или бейдж.

Думаю, визитки до сих пор нужны как физический артефакт. Почти любой интерактив с нетворкингом подразумевает быстрый обмен. Достать из кармана визитку и обменяться — все еще сильно быстрее, чем открыть в смартфоне нужное приложение, найти там друг друга, нажать «добавить в друзья». Также все интерактивы с досками контактов основываются на том, что есть какой-то физический объект, который можно наклеить.

Какие действия организаторов могут помешать участникам знакомиться?

Это кажется очевидным, но иногда ускользает от внимания организаторов во время события. Самая большая помеха — громкая музыка. Фоновая музыка на перерывах — это хорошо, но ее громкость не должна мешать людям разговаривать. Вторая частая ошибка — спикер или ведущий затеял какой-то интерактив и, например, предложил людям познакомиться с соседями по залу, но все время комментирует происходящее, совершенно не дает людям послушать друг друга.

Но на мой взгляд, это все мелочи. Главное — это время в программе. Самая раздражающая ошибка организаторов — заявить мероприятие как нетворкинговое, а в итоге не дать ни минуты между насыщенными информацией выступлениями.

Как помочь участникам найти друг друга после мероприятия?

Кто ищет, тот всегда найдет 🙂 Продолжение общения после мероприятия — это уже за пределами ответственности организаторов. Можно чуть-чуть помочь, но все это сводится к довольно простым действиям. Например, выложить фотографии с мероприятия в соцсети и отметить на них участников.

На небольших мероприятиях, до 50 человек, организаторы часто знают всех гостей в лицо, так что это не составляет труда. Кроме того, хорошие бейджи с крупным именем-фамилией тоже помогут распознать, кто есть кто. Некоторые организаторы выкладывают вместе с итогами мероприятия список контактов участников или даже публикуют его в буклете мероприятия. Тут важно, что при регистрации гость уведомлен об этом и согласен сделать свои контакты публичными.

Как нетворкинг влияет на впечатления от мероприятия?

Влияет напрямую! Новые полезные связи, единомышленники, возможности для развития бизнеса — все это добавляет мероприятию ценности и усиливает позитивные впечатления.


Руслан Демьяненко, директор Eventicious

Нетворкинг на мероприятиях — это процесс, который должен идти сам по себе или направляться организаторами?

Ни для кого не секрет, что наличие качественного нетворкинга — один из определяющих мотивов для посещения той или иной конференции. Люди предпочитают посещать те ивенты, на которых получится сделать как можно больше продуктивных встреч. Чтобы мероприятие было привлекательно для участников, чтобы они уехали довольными и счастливыми, организатор должен дать им в руки качественный инструмент для нетворкинга.

Без участия организатора посетителям очень сложно найти в тысячной толпе людей 10-15 человек, которые могут быть им нужны. Приходится подходить ко всем подряд и надеяться, что случайное знакомство «выстрелит». Но в жизни такое случается крайне редко. Мобильное приложение помогает сразу увидеть в списке участников именно тех людей, знакомство с которыми принесет пользу.

Вы продвигаете идею мобильного нетворкинга. Как это работает?

Нетворкинг в приложении — это список участников, личные сообщения, система назначения встреч и внутренняя социальная сеть.

Список участников доступен заранее: за несколько дней можно спланировать, с кем хотите познакомиться — вы видите информацию о человеке и чем он может быть полезен. Увидели нужного человека — пишите в чат и начинайте общаться, договаривайтесь о встрече заранее.

Мобильные приложения сами по себе делают нетворкинг на мероприятиях гораздо эффективнее: многоканальная система уведомлений, возможность достучаться до нужного человека. В этом большое преимущество приложений, например, перед веб-сервисами для нетворкинга, где вам могут написать 100 человек, но вы об этом не узнаете, если специально не зайдете на веб-страницу.

Насколько это востребовано?

Согласно исследованию «Digital Transformation in the Event Industry», в среднем 60% участников пользуются мобильным нетворкингом. О чем это говорит? Меняется подход к знакомству с людьми на мероприятиях. Посетители открыты новому и с удовольствием используют новые инструменты.

В чём разница между мобильным нетворкингом и привычными знакомствами на конференциях?

Привычные знакомства хаотичны. Не обладая сверхспособностями, не узнать, что за человек стоит рядом с тобой на кофе-брейке. Чем он занимается? Какая у него роль в компании? Мобильное приложение позволяет подходить к знакомствам осмысленно и, не побоюсь этого слова, стратегически. Больше никаких соревнований по скоростной раздаче визиток — участник знает, кто ему нужен, назначает встречу и решает дела.

Что характерно, не получится пропустить приглашение на встречу или сообщение в чате. Если кто-то хочет наладить контакт, приложение сообщит — пошлет уведомление.

График встреч можно спланировать заранее за несколько дней до мероприятия. Приложение уже будет работать, а вероятность ответа собеседников повышается. Список участников всегда доступен офлайн — можно ознакомиться и выбрать с кем встречаться, даже находясь в самолете.

Если что-то пошло не так, человек опаздывает — есть чат. Предупредил, что будет через 5 минут, и спокоен, что встреча не сорвется.

И, конечно, удобно, когда все в одном: личное расписание, избранные доклады и события синхронизированы с расписанием встреч. Информация о человеке и его фото тоже всегда под рукой.

Что организатор мероприятия может сделать, чтобы подтолкнуть участников к нетворкингу?

Сделать заранее за несколько дней рассылку по купившим билеты, рассказать в ней, что на мероприятии будет мобильное приложение. Так как список гостей будет уже доступен, предложить через приложение заранее спланировать знакомства и назначить встречи.

Стоит обязательно упомянуть геймификацию — когда с помощью мобильного приложения организаторы добавляют игровые механики в событие. Это отличный инструмент для вовлечения и стимулирования активности посетителей.

За использование в приложении определенных функций мы начисляем посетителю баллы. Соответственно, чем больше и активней человек пользуется приложением, знакомится, назначает встреч, тем больше баллов получает. В зависимости от количества накопленных баллов среди участников формируется единый рейтинг. Лидеры рейтинга получают ценные призы. Какие именно, решают организаторы конференций

Что организатор мероприятия может сделать, чтобы подтолкнуть участников продолжать знакомство после события?

После мероприятия участники могут просматривать записанный контент, например, презентации, общаться с другими участниками, смотреть социальную сеть. И, конечно, продолжать знакомства.

Возвращать посетителей в приложение, когда мероприятие уже прошло, удобнее всего с помощью push-уведомлений. Если участнику придет сообщение в чате, он увидит такое уведомление. Также их удобно использовать для отправки каких-то новостей организатора, анонсов следующих мероприятий и т.д.

Какие действия организаторов могут помешать участникам знакомиться?

Знакомства требуют времени. Если сделать слишком плотное расписание, не оставив время на общение участников между собой, это станет преградой. Придется выбирать: посетить интересный доклад или встретиться с другим участником.

 


Часть 2: Алексей Бабушкин и Вера Бойко