Мы поговорили с Денисом и Аней, организаторами фестиваля Лесных открытых мастерских, о том, как за полтора месяца, с небольшой командой и без бюджета, подготовить и провести двухнедельный фестиваль в Нижегородской области, на который съезжаются участники из Москвы, Санкт-Петербурга, Саратова и даже Латвии.

Эта история о том, как воплотить свою мечту и любимое дело в жизнь – с цифрами, процессами, инструментами и выводами.

Выберите тему, которая вам близка

Мы много раз думали о том, чтобы собраться компанией и сделать у себя на даче мини-фест, где построим арт-объект или будем вместе что-то мастерить. Один раз провели такой мини-фест в художественном направлении, собрали у себя на даче 30 человек. Получился такой худслет — мы весь день рисовали. У некоторых был скепсиc по поводу формата, но в итоге в рисование вовлеклись все. С нашим проектом OOLEY выезжали делали воркшопы, мастер-классы. Но нам нравится именно создавать мастерские, создавать то, что будет жить дальше.

Мысли о фестивале были давно, но не было подходящего пространства. Не хотелось ввязываться в кредит, аренду. Случилось так, что мы познакомились с пространством Серфлагеря на Горьковском море. Там много людей с идеями, много фестивалей, там строились арт-объекты и домики. Там было все, кроме обустроенной мастерской и пространства для творчества. Когда мы впервые поехали знакомиться и рассказывать о проекте ребятам из Серфлагеря, у нас родилась идея что можно сделать мастерские на природе.

Соберите команду и разделите задачи

Было четверо основных организаторов — Аня и Денис, Серёжа — основатель лагеря и Софа — исполнительный директор. Вместе мы придумали концепцию, а дальше мы искали мастеров, cоставляли программу, закупали материалы, подготавливали мастерские. А ребята из Серфлагеря набирали команду волонтеров и кураторов служб самого лагеря. Эта подготовка шла, пока мы были в Москве.

Когда приехали на место — прибавилось людей. Мы составили список задач и нашли исполнителей. Основной состав команды это 4 человека. Нам приходилось брать на себя очень много функционала. Справиться со всем помогало то, что среди гостей и мастеров лагеря находятся люди, которые включаются в команду и берут на себя те задачи, которые им интересны.

Найдите свою аудиторию

Всего за полтора месяца до фестиваля мы решили что точно его делаем. Некоторые фестивали за полгода-год готовятся, а у нас было всего 45 дней. Это время пролетело молниеносно — мы всё время что-то делали.

Большую роль сыграло то, что у лагеря была своя аудитория, и что в этом году не проводился WaFest — фестиваль стихий. Он проводился 6 лет, и только прошлым летом его не было. И было большое количество людей которые хотели попасть в Серфлагерь и пережить что-то подобное. И тут они узнают что будет фестиваль про стихии и про творчество. Это помогло нам начать продавать билеты. Мы сделали фестиваль в августе в лето, когда многие фестивали отменились, и это было нам на руку.

Мы старались использовать все возможные бесплатные способы продвижения мероприятия, так как делали подобное событие в первый раз и расходовали средства по мере их поступления. Продвигали через соцсети в сообществах, которые бесплатно публикуют анонсы событий (городские Афиши, группы посвященные творчеству), через рассылку приглашений по аудиториям крупных фестивальных сообществ в соцсетях — с этим помогли знакомые. Расклеивали афиши в разных заведениях в Нижнем Новгороде— ближайшем к лагерю городе. Лето это благодатное время, когда люди ищут как провести выходные, отпуск, каникулы и охотно реагируют на анонсы новых событий.

Продумайте процесс и условия продажи билетов

Мы опубликовали лэндинг и завели страницу на таймпад где-то за месяц и неделю до события. За первые две-три недели мы продали основную часть билетов. Сделали градацию цен — в начале продавали очень дешево. Потом цена постепенно нарастала — основная часть билетов ушла по средней цене.

3000 рублей — первые 10 билетов

4000 рублей — основной объем билетов купили на низкой цене

5000 рублей — не очень много продаж

6000 рублей — на месте

У нас получилось не такое людное событие, мы поздно запустились и фестиваль длился целую неделю. Людям было сложно спланировать такую поездку так быстро. У нас были выходные дни, будние и еще одни выходные в конце фестиваля. И больше всего людей приехало в последние выходные.

Сначала у нас купили меньше билетов, чем мы планировали. Мы даже обрадовались. Меньше людей — проще всё администрировать, не будет суеты и толкучки. А потом с первого дня фестиваля мы анонсировали что вводим дополнительные типы билетов — на 1 день, на 3 дня, и старались каждый день делать посты о том что у нас происходит. Те, кто думали поехать, но не решились, видели эти репортажи, атмосферу и что происходит. В итоге к выходным ощутимо прибавилось людей.


Найдите помощников — волонтеров, друзей проекта

Мы написали текст о том, как будет выглядеть день на фестивале сначала для кураторов и мастеров — чтобы погрузить их в концепцию и чтобы команда понимала что их ожидает, как стоит себя вести и что рассказывать участникам. А потом опубликовали этот план для всех.

Мы описывали атмосферу в мельчайших подробностях, чтобы человеку становилось понятнее, как будет выглядеть его день на фестивале.: Треск веточек, встало солнце, молнии палаток расcтегиваются и все идут на зарядку. А после все идем жужжать в мастерские. Так и собирали весь день. Понятно, что ты мог и не следовать этому плану, но он помогал представить себе как будет выглядеть жизнь на фестивале, что будет происходить целый день.

Мы продвигали идею о том, что участники фестиваля могут влиять на формирование программы. Вместе придумывать вечерние активности, арт-объекты. Это сильно сплотило участников, потому что появилось ощущение что это наш общий фестиваль, мы делаем его вместе. Каждый чувствовал что он влияет на то, чтобы вечер прошел интересно. Люди придумывали и предлагали свои идеи. Нужно придумывать и находить место и условия, чтобы человеку было где развернуться, а еще доверять и создавать правильную атмосферу. Нам кажется, такой формат становится популярным, когда ты не просто потребляешь то, что за тебя придумал организатор, а тоже участвуешь в процессе. Как бы выступаешь со-организатором и граница между вами размывается.

Спланируйте и посчитайте расходы

Для нас оказалось очень выгодным делать мероприятие в тематике, которой мы давно занимаемся, ведь у нас были необходимые ресурсы и знания. Вложение денег потребовалось в закупку расходных материалов: ткани, краски, кисти, крепеж.

Многие материалы мы смогли найти в лагере: это остатки пиломатериалов, которые пошли в столярку, какое-то количество акриловой краски, колеров, лаков, большим подспорьем было то, что в Серфлагерь закупал глину для лепки на весь сезон и глины нам хватило на все занятия гончарной мастерской.

Одна из самых значительных статей расходов — питание команды. Волонтеры, мастера и другие участники орг.команды питались во время подготовки и проведения за счет ЛОМа. При расчете окупаемости мероприятия очень важно определить, сколько понадобится помощников и волонтеров, чтобы понимать базовые затраты, помимо закупок.

На чтоСколько потратили
Всего 239 000
Материалы для мастерских20 000
Гонорары и компенсация дороги для команды19 000
Видеограф5000
Дизайн афиши и билетов3000
Печать в полиграфии2000
Таргет1400
Топливо (газ и бензин для электричества и кухни)20000
Затраты на бытовые и технические нужды11000
Продукты на кухню50000
Питание волонтеров и команды лагеря108 000
(300р/день на 36 человек на дни фестиваля и подготовки к нему)

Все расходы на организацию события мы покрыли с средств, полученных с продажи билетов. Оставшиеся 40 000 рублей мы вложили в развитие проекта — купили новую пилу и материалы для работы с витражами, организаторы получили небольшую компенсацию за проделанную работу.

Наслаждайтесь процессом и получайте полезный опыт

Это мероприятие было для нас не про заработок и коммерцию. Оно было про опыт, сообщество и практику тех идей и фантазий, которые мы вынашивали на протяжении 5 лет. У нас сложилась классная компания организаторов. Мы нашли друзей среди мастеров и кураторов и даже среди гостей нашего события. Мы многому научились в вопросе организации событий и однозначно можно сказать, что у нас поменялся ход мышления относительно некоторых процессов в ведении дел. У нас начало формироваться творческое сообщество людей, увлеченных рукоделием, трезвым отдыхом, осознанностью и здоровым образом жизни.

Наш проект OOLEY получил много внимания, и впоследствии, в информационном поле о нас стали писать, приглашать на различные городские события, публиковать материалы про нас в СМИ и брать интервью. Мы наработали большую базу контактов для будущих событий. А еще мы здорово отдохнули, научились кататься на виндсерфинге и провели целый месяц в прекрасном месте на природе, подготавливая, проводя и разбирая наш фестиваль — это было замечательным завершением лета. Начинайте с мечты — думайте о проекте и возможности найдут вас сами.

Какие инструменты Timepad использовали

  1. Виджет Timepad для продажи билетов на сайте
  2. Виджет Timepad для вконтакте — для продажи в сообществе
  3. Разные типы билетов — от ранней продажи, до вывода доп. категорий на уикенд
  4. Повышение цен — чтобы стимулировать участников не откладывать покупку
  5. Анонс по базе Timepad — для увеличения охвата и привлечения широкой аудитории
  6. Рассылки по собранной базе участников — чтобы отправлять полезную информацию и приглашение на зимнюю смену