В начале выступления Алексей провёл опрос в зале, который показал, что хоть большинство присутствующих и утверждают, что делают мероприятия для заработка, далеко не все понимают, на чем именно зарабатывают, не понимают модель монетизации своего проекта.

Бизнес-процесс — это последовательность шагов или действий, которая из ничего создает добавленную ценность для клиента. Добавленную ценность можно продавать. Так и возникают деньги в компании.

В самом простом варианте бизнес-процесс конференции выглядит так:

• Организаторы привлекают спикеров с интересным контентом (затраты),
• На интересный контент приглашаются участники (доходы),
• На интересных, платежеспособных участников привлекаются спонсоры (доходы).

Для организатора важно понимать, какой баланс между двумя денежными потоками — от клиентов и от партнеров.

Например, если у вас классный контент, который вы легко можете продать участникам, не факт, что сами участники будут кому-то интересны. В таком случае вы не заработаете денег от партнеров.

Я не верю в рассуждения, что, мол, в 2017-ом году партнеров стало всё сложнее привлекать, и что, якобы, этот источник заработка сворачивается. На самом деле, ключевой вопрос в том, что вы им пытаетесь продать — внимание какой аудитории? Возможно, конкретно эта аудитория не интересна этим партнерам.

Если событие становится серийным, уже со второго раза бизнес-процесс усложняется.

Добавляется новая сущность, которую можно условно назвать репутацией или брендом. Впоследствии, положительная репутация помогает продавать билеты даже больше, чем сетка докладов.

Участники и партнёры дают обратную связь о прошлой конференции. Если обратная связь положительная, в следующий раз вам будет легче привлечь и партнеров, и участников, и спикеров.

С инженерной точки зрения эта конструкция — маховик, который раскручивается по спирали. Первый шаг — сильный контент. Именно он может дать первый импульс вашему маховику.

Конструкция маховика как плюс, так и минус: если что-то пойдет не так и участники будут давать негативную обратную связь, маховик закрутится в обратную сторону. Конечно, можно от этого защититься, но лучше заранее просчитывать риски и быть готовым предотвратить любой негатив.

Как следствие, организаторам серийных мероприятий следует забыть про типичную воронку продаж, которую применяют в маркетинге.

Это может быть важным на самом первом этапе, когда вы проводите мероприятие в первый раз. Но потом вы попадаете в так называемую петлю лояльности, и, чтобы быть успешным, вам нужно системно работать над лояльностью, то есть встраивать элементы превосхождения ожиданий в бизнес-процессы.

Не надейтесь на авось. Заранее выстраивайте процессы так, чтобы участники, партнёры и спикеры давали положительную обратную связь. Это позволит привлекать лучших спикеров, а не только своих знакомых, и тем самым раскручивать маховик еще сильнее.

Не думайте, что рынок бесконечен, и что можно всегда привлечь новых лидов / участников, если текущим мероприятие не понравилось. Это ненадежная стратегия.

Рынок — конечен, поэтому организаторам критически важны две вещи:

• вести учет лидов, записывать всех, кто когда-либо обращался,
• системно работать с базой, повышать лояльность.

Бизнес-процессы постоянно усложняются и растут.

Мы рассмотрели простой бизнес-процесс в первый год проведения мероприятия. Во второй год бизнес-процесс уже сложнее — появилась новая сущность, репутация. Cоответственно, нужно работать по-другому. И каждый раз, каждый год, бизнес-процесс будет выглядеть по-новому, сущностей будет всё больше и больше. Поэтому начинать автоматизировать нужно уже сейчас. Для начала вам нужно место, куда вы будете складывать все задачи. Мы используем JIRA, но подойдёт и любой другой подобный сервис: Trello, YouTrack, Asana, Мегаплан и т.д.

Для команды менее 8 человек монстры типа JIRA будут только усложнять жизнь. Лучше использовать почту и мессенджеры.

Общая система отслеживания задач помогает каждому участнику системы (каждому исполнителю) видеть всю картину в целом. Например. если дизайнер будет знать, где и как будет установлен роллап, то есть ту часть процесса, которая к нему прямым образом не относится, он нарисует дизайн, который лучше решит задачу.

Мы создали шаблон мероприятия, в котором более 550 задач. В реальности выходит больше — 700-800, за счет входящих задач, вроде «отобрать доклады спикеров». Давайте рассмотрим на примере простой задачи «привоз спикеров».

Как мы начинали:

1. 1. У нас был список спикеров, которых хотим пригласить (список имен и контакты из открытых источников). Ставим задачу «связаться по емейлу». Если спикер согласился — уточняем тему… Вроде все просто, но стали возникать проблемы. Не ту фотку загрузили, неправильно перевели описание выступления на английский и тд.
2. Возник новый бизнес-процесс — ревью. Каждый пункт отправляем спикеру на утверждение: фото, текст и все что угодно. Проблем стало меньше.
3. Но потом возникла следующая проблема. Спикер может почему-то не приехать. Заболел, опоздал на самолет, еще что-то.

Это приводит к мысли о том, что любая точка, которая даже простая (привести спикера), может пойти не так. Нужно на каждый отказ уметь найти ответ, запасной вариант. Следующий уровень — собирать обратную связь не только с участников, но и со спикеров. И на основании их мнений улучшать свой сервис для спикеров.

Обмен фидбеком позволяет развиваться и привозить все более лучших спикеров. А следовательно, привлекать более состоятельных участников (они смогут больше заплатить и их будет больше). Это постоянный, повторяющийся процесс, маховик.

JIRA и внутренняя Вики нужны еще и для того, чтобы при смене команды новый человек мог во всем разобраться. Чем больше команда, тем потенциально хуже коммуникации и доходимость информации. Бизнес-процессы можно менять. Но для этого нужно понимать, сколько этот процесс вам стоит и вообще понимать, что у вас в компании происходит. Если вы не хотите быть в огне, работайте над бизнес-процессами, прописывайте их заранее.