Как выбрать сервис для продажи билетов и регистрации участников

Осенью 2017 года вышла книга «Event-маркетинг. Всё об организации и продвижении событий».

Организаторы конференций «Суровый Питерский SMM», «Найди свой трафик», «Hello, Blogger 2015», 2016, VideoDays, SoldOut, фестивалей «Путевое Дело» и «Детский Петербург» собрали свой опыт в крайне полезный труд для организаторов любых, особенно деловых, мероприятий.

Редакция TimePad прочитала книгу и разобрала рекомендации из главы о выборе сервиса для регистрации и продажи билетов. Рассказываем, что из перечисленных возможностей доступно в TimePad.

Какие преимущества билетного оператора необходимо увидеть организатору, чтобы выбрать его в качестве «своего»?

Узнайте об условиях подключения и использования

Узнайте, на каких условиях и как быстро сервис подключает продажу билетов.

Нужно ли ехать в офис для подписания бумаг?
Можно ли активировать договор авансовым платежом?
Сколько дней займет активация договора?

В TimePad можно выбрать способ подключения — привезти заявление и пакет документов в офис или отправить почтой/курьером, или отправить авансовый платеж 250 рублей — для юрлиц, 200 рублей — для физлиц. Если сроки горят — реально открыть продажу билетов за один день.

Узнайте, сколько стоят услуги сервиса

Есть ли абонентcкая плата или подписка, комиссия на участнике или другие скрытые или явные платежи.

В TimePad оплата услуг билетной системы происходит по факту продажи — комиссия списывается только с проданных билетов. Все расходы уже включены в комиссию — участникам не нужно доплачивать за эквайринг или работу сервиса.

С кем сервис работает, а с кем нет

Некоторые сервисы подключают организаторов через модерацию и длинные согласования. Кто-то работает только с юрлицами.

С TimePad можно работать как юрлицо и как физлицо — условия при этом не меняются. Возможность продавать билеты по договору на физлицо поможет, если вы только начинаете свой путь в событиях и хотите попробовать провести мероприятие с минимальными затратами времени и нервов на организацию. Вы сможете провести свое первое событие серьезно — с использованием удобной билетной системы, а не «на коленке».

Узнайте условия и сроки вывода денег на счет

Узнайте, как деньги от продажи билетов будут поступать вам на счет. Как часто и насколько быстро это можно делать, какие документы надо или не надо для этого заполнять.

В TimePad деньги на счет из личного кабинета можно выводить в любой момент: вы видите сумму, доступную к выводу, а также размеры и суммы процента, отданного в систему. На ваш счет деньги приходят в течение 1–3 рабочих дней, как и при любой другой банковской операции.

Суммы больше 10 000 руб. можно выводить без ограничений, менее – не чаще раза в месяц.

Какие есть возможности регистрации и сбора данных о посетителях

Собирайте информацию об участниках. Даже если у вас бесплатное мероприятие без контроля на входе, данные участников пригодятся, чтобы:

наращивать и сегментировать базу ваших посетителей, с которой потом можно еще долго и продуктивно работать;
иметь возможность напомнить о своем мероприятии;
сообщать участникам события о ваших новых проектах

Используйте возможность создавать дополнительные поля регистрации помимо обязательных имени и электронной почты.

Конечно, не стоит перебарщивать с количеством вопросов — длинная и утомительная анкета может снизить мотивацию участника купить билет. Одно дело — тренинг, когда для составления индивидуальной программы вам надо иметь много различной информации, и совсем другое — билет на концерт, для покупки которого нужно только поле для заполнения электронного адреса.

на шаге создания анкеты можно добавлять вопросы с разными типами ответов;
если вы проводите события в разных городах, включите в форму вопрос о городе — чтобы потом можно было делать выборку участников по региональному признаку и предлагать какое-то местное мероприятие;
обязательно собирать e-mail и телефоны. Телефоны могут пригодится, если используете обзвон или допродажи;
для закрытых мероприятий пригодится возможность приема заявок с рассмотрением и автоматической рассылкой писем в зависимости от статуса заявки.

Анкета регистрации состоит из трех стандартных вопросов – имя, фамилия, e-mail. В анкету можно добавлять дополнительные вопросы.

В режиме приема заявок участник без вашего подтверждения не сможет купить билет и попасть на мероприятие.

Какие опции для продажи билетов предоставляет сервис

Продажа билетов требует умного подхода — настроить изменение цен, чтобы в первой волне продать больше билетов, замотивировать людей покупать несколько билетов в одном заказе. Грамотно использовать скидочные программы — чтобы заинтересовать участников. Перечисленные возможности помогут сделать продажу билетов эффективной и удобной:

можно устанавливать разную стоимость для разных типов билетов и создавать промокоды, при вводе которых в соответствующее поле у покупателя появится возможность приобрести билет со скидкой;
можно настраивать ранние продажи, ставить ограничение срока продажи билетов по определенной цене, устанавливать дату автоматического повышения цены билета;
можно настроить срок бронирования билета. Для событий с высоким спросом стоит уменьшать срок брони — чтобы билеты не зависали;
Через сутки после бронирования покупателю придет напоминание о том, что у него есть неоплаченный билет. Эта возможность работает на увеличение ваших продаж;
есть возможность продавать билеты с фиксированными местами, с рассадкой по схеме зала;
есть возможность сделать расписание для повторяющихся событий;
для деловых событий важно наличие приема оплат от юрлиц по счету.

Проверьте, возьмет ли выбранный вами сервис на себя работу по документообороту. Поверьте: когда на ваше мероприятие приходят участники от сотен компаний, а у вас нет отдельного бухгалтера на документооборот, то процент, который берет себе за эту услугу система, — ничто по сравнению с объемом проблем, которые свалятся на вас, если вы начнете выставлять счета сами. Если же у вас есть бухгалтерия, то можно это все, конечно, отдать ей. Но будьте готовы к тому, что за неделю до ивента и через две недели после бухгалтер окажется парализован объемом работы по счетам и закрывающим документам.

Для событий с рассадкой можно подключить существующую схему зала или отрисовать свою в редакторе.

Оплату банковским переводом со счета компании мы можем полностью взять на себя, включая весь документооборот.

Данные о компании подставляются автоматически при вводе названия или ИНН.

Какие есть возможности для работы с воронкой продаж и аналитики

Для продвижения события и формирования билетной программы вам пригодятся инструменты, которые будут рассчитывать скидки, работать с промокодами и учитывать регистрации от партнеров.

настройка автоматического расчета скидок. Например, скидка 5% при заказе от 3 билетов.
напоминание о мероприятии — хорошо, если оно высылается автоматически за сутки до начала, а текст письма можно изменять и дополнять. Эта опция повысит посещаемость бесплатных событий и лояльность гостей.
можно делать рассылки без использования отдельного почтового сервиса. Эта функция пригодится для рассылок о переносе времени, места или других организационных уведомлений. Встроенные в сервис рассылки сэкономят ваше время и деньги.
можно получать аналитику — количество проданных и забронированных билетов, открытых писем в рассылках; статистика по каждому зарегистрированному участнику: сколько всего билетов он у вас купил, на какие мероприятия, по какой цене и т. д.. Фактически это встроенная в ваш кабинет CRM.
после мероприятия можно разослать письмо с благодарностями за участие/предложением оставить отзыв.

Для билетов могут быть заданы промокоды, которые дают скидку или доступ к категории.

Редактор скидочных политик дает широкие возможности для настроек билетных акций.

Есть ли у сервиса интеграции с внешними сервисами — лендингами, социальными сетями, конструкторами сайтов

Для тех, кто только начинает свой путь в организации событий, делать сайт может быть преждевременной тратой времени и денег. Выбирайте сервис, который позволяет оформить и наполнить страницу события, не создавая сайт. На эту страницу можно вести рекламу и на ней собирать участников. Данные всех, кто заполнил форму регистрации на странице вашего ивента, заносятся в отдельную базу, которую можно выгрузить в виде excel-файла.

Возможность интеграции понадобится вам, если планируете продвигать события под своим брендом. Тут пригодится простота и возможность изменения дизайна виджета, который можно встроить на лендинг, а также во встречи в Facebook и ВКонтакте. Для событий с фирменным стилем стоит обратить внимание на возможность изменения цвета и дизайна виджета, встраиваемого в сайт.

В TimePad для таких задач есть:

Вы можете установить кнопку продажи билетов прямо на странице сообщества или события ВКонтакте

Узнать больше о возможностях билетной системы TimePad можно на специальной странице. Если вы не нашли то, что нужно вашему событию, оставьте заявку, и мы свяжемся с вами, чтобы найти подходящее решение.