Когда вы начинаете работать с Timepad , легко упустить из виду многие из инструментов, которые помогут сделать мероприятие прибыльным.

Для тех, кто забывает прочитать руководство по использованию, или считает, что разберется без инструкций, мы собрали список из восьми важнейших функций, которые стоит использовать при настройке своего следующего события на Timepad .

Собирайте информацию о посетителях

Какое бы событие вы не проводили, данные об участниках пригодятся для исследования аудитории, эффективной рекламы и аналитики. Поэтому полезно узнать о посетителях чуть больше, чем адрес электронной почты. Грамотно собранная информация об участниках помогает развивать ваш бизнес. Помогает понять, какие маркетинговые и рекламные активности приносят результат, а какие — нет.

На некоторых событиях необходима подробная информация об участниках. Например, на конференциях и форумах нужно знать не только имя, но и компанию и должность для бейджа.

Если вы предлагаете доп.опции к билету — ужин на прогулках на теплоходе, или наборы для участия в мастер-классе, вы можете добавить в анкету регистрации выбор блюд/наборов. Такой процесс регистрации поможет спланировать организационные расходы.

Когда создаете событие на Timepad, на втором шаге нажмите «добавить вопрос» и выберите тип вопроса:

• Короткий произвольный ответ
• Длинный произвольный ответ
• Выбор одного варианта
• Выбор нескольких вариантов
• Прикрепление файла (доступно в тарифе «Расширенный»)
• Номер телефона (подключает форматирование телефонного номера)

Важно: Если в полях анкеты есть информация, которую участнику обязательно нужно указать, не забудьте поставить галочку в поле «ответ на вопрос обязателен». Иначе пользователь сможет проигнорировать вопрос, и недостающие данные придется собирать вручную.

Отправляйте приглашения

Отправка приглашений доступна после публикации события. Создавая рассылку в Timepad, выберите, на какое мероприятие приглашаете посетителей. Без активного события письмо не уйдет. Чтобы загрузить свою базу адресов, зайдите в раздел подписчики — залейте адреса в столбик или загрузите файл.

Если у вас пока нет базы — начните собирать контакты как можно скорее. В форме регистрации Timepad проставьте галочку подписки на ваши новости. На сайте установите форму сбора данных. Используйте форму Timepad, или формы подписки любого рассылочного сервиса. Например, MailChimp предлагает сбор адресов на бесплатном аккаунте. У Timepad и MailChimp есть интеграция, которая помогает собирать данные в одном аккаунте и не переносить адреса вручную.

Составляя письмо-приглашение, не забудьте предложить подписчикам позвать друзей/коллег/знакомых. Будьте искренними в предложении пригласить друзей или желании дать бонус или скидку — делайте это без нужды, с интересом к гостям. Чтобы мотивировать участника заказать несколько билетов, используйте промокоды или скидки на заказ.

Перед отправкой подписчикам, сделайте тестовую рассылку на свой адрес, чтобы проверить, как оформлено письмо и заранее заметить и исправить ошибки.

Опубликуйте событие в афише таймпада

Афиша событий на Timepad — еще один способ рассказать о вашем событии людям. 200 000 уникальных посетителей заходит сюда каждый месяц в поисках интересных событий.

Событие будет видно в афише при соблюдении двух условий

• в настройках публикации выбрано «публичное событие»
• оформление соответствует критериям редакции

Размещение в афише Timepad не сделает за вас всю работу по привлечению гостей, нужно обдумать и реализовать подходящую вашему событию рекламную кампанию. Наша Афиша — один из каналов стратегии продвижения.

Отслеживайте результаты продвижения

Подключите аккаунты Google Analytics и Яндекс метрики, чтобы просматривать статистику по всем вашим событиям на Timepad . Эти сервисы предлагают вам отслеживать посетителей страниц и покупателей билетов, пользуйтесь ими!

Подключите сервисы в настройках и узнавайте как люди находят ваше событие, c каких сайтов переходят, какие ключевые слова используют для поиска мероприятия. Эти данные — золотая жила для вашего развития, рекламы и маркетинга.

Зайдите в раздел «настройки» на странице вашей организации на Timepad . В строке подключение внешних сервисов введите ID своего аккаунта Google Analytics и Яндекс метрики.

Внутри Timepad есть раздел для аналитики источников регистрации, возможность создания UTM меток и партнерских виджетов и кабинетов.

Настройте командный доступ

События редко делают в одиночку – работа в команде упрощает сложный и многоступенчатый процесс организации мероприятий. Делегируйте задачи, чтобы быстрее и проще организовать событие.

В Timepad предусмотрен командный доступ, в котором у каждого участника команды есть свой логин и пароль и набор прав доступа. Кроме того, все изменения на странице сохраняются в логе действий — это поможет восстановить историю изменений, если что-то пойдет не так.

Бухгалтеру вряд ли пригодится опция редактирования информации о событиях. Все, что ему нужно — доступ к выводу средств и актам. Тому, кто отвечает за общение с клиентами, нужен доступ к списку участников и данным анкет. Подумайте, кому из команды какие данные нужны. Если работаете с сотрудниками под проект, это еще и вопрос безопасности.

Чтобы настроить доступы, перейдите на вкладку «настройки — команда» вверху. Добавьте новую электронную почту и выберите варианты доступа.

Привлекайте партнеров для продвижения

Многие организаторы привлекают партнеров для продвижения событий. Партнерские ссылки и виджеты Timepad дают возможность посетителям и другим пользователям стать аффилированным лицом мероприятия и генерировать трафик на него. Каждый раз, когда кто-то регистрируется через партнерскую ссылку, в личном кабинете появляется отметка напротив партнера. Timepad отслеживает заказы и оплаты, расчеты вы ведете самостоятельно. Это удобно, потому что с кем-то организаторы расплачиваются по бартеру, для каких-то источников важно просто видеть эффективность. Отправьте партнеру приглашение создать кабинет, в котором виден отчет по привлеченным посетителям — так отношения будут прозрачны для обеих сторон.

Опубликуйте событие в социальных сетях и на сайте

Опубликуйте виджет Timepad на сайте, в событии на фейсбуке, в официальной встрече вконтакте. Если событий много – используйте виджет афиши. Виджет афиши  избавит вас от необходимости обновлять расписание в нескольких местах – на сайте, в таймпаде и в группе вконтакте. Добавив событие на Timepad , вы опубликуете его везде, где стоит афиша.

Размещение формы регистрации и заказа билета на сайте события дает сразу несколько преимуществ:

• Участникам не нужно никуда переходить, чтобы зарегистрироваться
• Вы можете не сомневаться, что все участники найдут форму регистрации
• Ваши участники видят только ваш сайт и ваш фирменный стиль

Конечно, мы рассказали не о всех важных возможностях, которые дает Timepad организатору событий, затронув только верхушку айсберга. Обратите внимание на раздел справки Timepad — в нем найдете инструкции по настройке полезных функций для регистрации участников и продаже билетов. А в блоге Timepad — советы, истории успеха и другие полезные темы для организаторов событий.

Поделитесь в комментариях вашим опытом использования Timepad , какие опции были полезны, или каких не хватает?