Каким бы масштабным, зрелищным и полезным ни было ваше событие, если участнику, чтобы на него попасть, приходится пережить пару часов в очереди и несколько ситуаций в духе: “Я же только что у него спрашивал, он отправил меня к вам”, — ВАУ-эффекта не получится. Регистрация и проверка билетов — это ключевой момент мероприятия; здесь у гостей складывается первое впечатление, сквозь призму которого они будут оценивать всю программу, так что к продуманной организации зоны входа нужно отнестись со всей серьезностью.
Как же организовать идеальную регистрацию и не упустить ни одной мелочи, чтобы участники не только быстро вошли, но и с самого начала зарядились позитивным настроем?
На счету TimePad уже несколько десятков успешно организованных и проведенных регистраций на события самого разного масштаба (от 100 до 8500 участников). Как, впрочем, и чуть менее успешных — не будем кривить душой. Мы проанализировали опыт наших клиентов, выделили самые частые и опасные ошибки и составили для вас небольшой чек-лист, снабдив его примерами успешного применения каждого пункта на практике. Просто пройдясь по этому списку на этапе организации, вы избавитесь от лишней головной боли, и ваше событие пройдет на высшем уровне!
Мария Стерхова
Эксперт
Итак, вот что особенно важно сделать при организации приветственной зоны:
Познакомить всех ответственных сотрудников на входе друг с другом, разделить зоны ответственности
Гости могут задавать на регистрации самые неожиданные вопросы. Тратить время в присутствии участника на поиски того, кто знает ответ, — непрофессионально. Чаще всего это задерживает вход для остальных участников, а этого никак нельзя допускать.
Организовывая чекин на премии «Событие года», мы встретились со всеми подрядчиками заранее, согласовали зоны ответственности и моменты их пересечения. Все, что потребовалось дополнительно, — это короткий бриф на площадке в самом начале, и все прошло отлично!
Установить стол сложных вопросов
Как бы четко ни работала система пропуска, будут такие участники, на общение с которыми уйдет больше времени, чем обычно (забыл билет, нет в списках, участие по гарантийному письму, приглашенный гость, который точно не знает, кто его пригласил и т.п.). Чтобы такие участники не снижали общую скорость входящего потока, их лучше направлять в специально выделенную зону, где им помогут с должным вниманием, но без лишних нервов, стрессов и наспех принятых решений.
На конференциях СКБ Контур стол сложных вопросов — целиком “царство” TimePad. Раньше мы отвечали за всю зону регистрации, но теперь проверять билеты организатор научился своими силами (с помощью нашего приложения для мобильных устройств), а сопровождающий менеджер TimePad оперативно решает нестандартные вопросы с документами, оплатами, забытыми билетами — все довольны!
Разделить потоки (пресса, VIP, спикеры)
Гостей, которым требуется уделить особое внимание, лучше встречать в специальной зоне. Во-первых, они к этому действительно приучены, и если внимания будет оказано недостаточно, может родиться негатив (на пустом месте!). Во-вторых, так не нужно будет объяснять всем участникам, почему кто-то получил бейдж больше или блокнот толще. Опять же, это сильно повлияет на скорость работы в зоне входа.
На Дне Вышки в Парке Горького для специально приглашенных VIP-участников был отдельный вход по списку, а на основном входе работал общий режим прохода по билетам. Так нам удалось пропустить 6000 человек за 3 часа и никто не запутался!
Организовать удобную навигацию
Гостям должно быть просто найти место проведения мероприятия, где бы оно ни находилось. Задача решается легко — грамотной навигацией и подсказками. Та же история — на самом мероприятии. Если площадок несколько, каждая должна быть четко обозначена. Если в зале предполагается рассадка по местам, нужно, чтобы эти места было легко найти. Стюарты — вот спасение.
Хороший пример можно подсмотреть на любом мероприятии в Digital October — на территории много интерактивных экранов и всегда есть указатели, по которым легко понять, что и где находится.
Выделить зону выхода
Если на событии ожидается большое число участников, то зону выхода от зоны входа нужно отделить. Так потоки не будут путаться, никто никому не будет мешать, а выходящие люди не будут обращать на себя внимание охраны и персонала зоны входа.
Именно так были организованы потоки на Старконе — выход и вход располагались в противоположных концах площадки и работали только в одну сторону. В результате в и без того нагруженной зоне регистрации (было куплено порядка 8500 билетов!) никто не отвлекался на выходящих.
Сообщить сотрудникам о дресс-коде
Если формат вашего мероприятия предполагает дресс-код, не забудьте предупредить о нем сотрудников, которых вы нанимаете на регистрацию! Если у вас есть значки, майки, платки, наклейки с символикой мероприятия, то они в первую очередь должны быть на персонале в зоне входа. Эти люди — первые, кого встречают ваши участники, именно они формируют первые штрихи от общей картины события.
На клиентской конференции TNS был установлен дресс-код — белый верх, и всем сотрудницам выдали платочки фирменных цветов компании. В результате все событие смотрелось очень стильно!
Дать всем сотрудникам ответы на основные вопросы и рассказать, где туалет/гардероб/залы
Во сколько начинается сессия, когда кофебрейк, будут ли разосланы материалы, где взять оборудование для синхронного перевода, как найти контакты спикеров — все это и что угодно еще про ваше событие должны знать все, кто работает в зоне входа. Да, где-то неподалеку точно лежат расписание и схема площадки, да, где-то на соседней стене наверняка есть указатель, но тратить время на поиск информации, вместо того чтобы дать короткий ответ и осчастливить участника, — жалко.
Принцип кажется очевидными, но — вот загадка — почти никто из организаторов ему никогда не следует. Поэтому я давно завела себе за правило: в начале каждого события сама собираю всех ответственных и даю исчерпывающую информацию о мероприятии. В результате получается квалифицированная и уверенная команда на входе — и это производит прекрасное впечатление!
Чеклист — это практичный и удобный инструмент для планирования, но мы как никто другой знаем, что в организации мероприятий предусмотреть все повороты событий просто невозможно. Поэтому так важно иметь на площадке ответственного и опытного менеджера, который умеет импровизировать и находить выход из любых непредвиденных ситуаций.
Хотите доверить нам зону регистрации на вашем мероприятии? Или просто узнать больше о том, как TimePad помогает организовать приветствие участников? Читайте обо всех подробностях в презентации или пишите Маше: maria@timepad.ru, и она вам обязательно перезвонит!
