Да, я самоизолировался. Нет, я не отменяю события

19 марта
940
Как заработать больше

Подпишитесь на советы экспертов

E-mail
Имя
Я даю согласие на обработку персональных данных

Поделиться:

У организаторов мероприятий настали непростые времена. Если последние события коснулись и вас, прочитайте подборку рекомендаций от Timepad ниже — что-то вам обязательно поможет.

Многие организаторы создавали онлайн-события через Timepad и раньше, а теперь этот вариант актуален как никогда. Продумайте, как по максимуму перенести пользу и фишки вашего события в онлайн-формат. Можно рассмотреть проведение мероприятия в оффлайне без участников с онлайн-трансляцией. 

Затем в соответствии с запросами ищем подходящую онлайн-площадку. Timepad уже договорился о специальных условиях с платформой Pruffme.com. Зарегистрируйтесь на сайте, а потом просто нажмите здесь, впишите e-mail и отправьте сообщение. Для вас будут активированы следующие бонусы:

  1. Тариф “Бета” для вебинаров на 14 дней: до 300 участников, поддержка до 10 Гб видео, сохранение записи 
  2. Тариф “Группа” для курсов и тестов на 14 дней: до 50 учеников для видео-курсов, до 10 000 учеников для тестов и опросов, 30 Гб видео
  3. Бесплатная поддержка и помощь в адаптации мероприятия в онлайн
  4. Персональные скидки и бонусы при покупке любого тарифа на срок от трех месяцев

Выручить наших московских и питерских организаторов готовы sbtg.ru — ребята помогают вести трансляции. По промокоду Timepad коллеги дадут скидку 15% на все услуги, а также проведут обучающий вебинар по сервису.

Когда план реализации намечен и детали согласованы — уведомляем участников о возможности использовать билет на онлайн-событие. Или просто начинаем рекламную кампанию, если речь идет о новых мероприятиях. Учитывайте все нюансы: например, если стоимость билетов ваших оффлайн- и онлайн-событий несоразмерна, подумайте о бонусе для участников, чтобы избежать возвратов. Можно договориться с партнерами о скидках или пригласить на другое свое мероприятие бесплатно.

Что вам понадобится? Самое главное — оборудование для съемки и записи звука, а также помещение и люди, готовые вам помочь. 

Как организовать онлайн-событие через Timepad?

  1. Создаем страницу события как обычно, а в разделе “Город” указываем “У события не может быть города”. 
  2. Добавляем ссылки на трансляцию в раздел “Билеты и цены” — “Персональные ссылки”. Ссылок должно быть столько, сколько планируется участников (а лучше даже с запасом), каждая ссылка пишется на новой строчке. Ссылка придет участнику в письме вместе с билетом. 
  3. Запускаем продажи!

Свои мероприятия уже перевели в онлайн такие компании, как Apple, Microsoft, Mitrofánov&Partners, ИТ Хант и даже Painty — организаторы арт-вечеринок. Вы еще сомневаетесь в своих силах? Подумайте о том, что онлайн-формат сделает вашу аудиторию еще шире, ведь вы сможете общаться со всем миром, а не только с теми, кто пришел бы к вам лично. 

Все больше людей предпочитает оставаться дома. Есть интересный выход из ситуации — вы можете прислать им материалы для саморазвития. 

Вам понадобится изготовить наборы для самостоятельных домашних занятий и найти того, кто будет их доставлять. Такой формат отлично подойдет, например, организаторам мастер-классов.

Как организовать такое событие через Timepad: 

  1. Создаем мероприятие как обычно, а в категории билета вместо простого “Входной билет” пишем креативное название для вашего великолепного набора.
  2. Описываем условия получения и доставки в тексте на странице события + делаем рассылки с информацией о наборах.
  3. Запускаем продажи!

По этому пути уже пошел такой крупный организатор, как Умная Москва — ребята делали мастер-классы для детей по химии, биологии и другим предметам, а теперь доставляют наборы для самостоятельных занятий с ребенком. Скоро с ними будет больше организаторов — адаптируйтесь и вы!

Мы рекомендуем рассматривать даты не раньше сентября. Участники будут благодарны вам за предоставленную возможность, а вы понесете минимальные убытки. 

Как оформить перенос в Timepad? Все просто:

  1. В разделе управления событием “Редактирование — Тексты писем и оповещений” ставим галочку напротив пункта “Отправлять письмо при изменении даты события”. 
  2. Меняем дату события. Всем зарегистрировавшимся участникам автоматически приходит уведомление о переносе.
  3. Начинаем удерживающую кампанию. Напоминаем об отмене еще раз (лишним не будет) и отправляем своим участникам подбадривающие и подогревающие интерес письма: предложите бонусы от партнеров в качестве небольшой компенсации за длительное ожидание события; расскажите, как можно подготовиться к вашему мероприятию и т.д. 
  4. Не забыть: сделайте официальный документ о переносе события со ссылкой на нормативный акт государственного органа, осуществившего запрет на проведение мероприятий. Так участники поймут, что событие отменяется из-за форс-мажора, а также смогут вернуть деньги за бронь отелей и билетов до места проведения, если это все-таки понадобится.
  5. Конечно, совсем без возвратов не обойдется. Как с ними работать? Все запросы на возврат поступают в раздел “Организация — Финансы — Возвраты билетов”. Вы можете обработать любой запрос на возврат буквально парой кликов. Выберите пункт “Возврат через Timepad”, если хотите избавить себя от лишних действий, а затем верните участнику необходимую сумму. Мы отправим средства в течение 10 дней, а дальнейший срок поступления денег участнику зависит от способа оплаты и варьируется от 2 до 30 дней.

Если событие приходится отменять, нужно сделать следующее:

  1. Закрыть регистрацию/продажу билетов на мероприятие. Для этого в разделе “Билеты и цены — Типы билетов” напротив всех категорий билетов устанавливаем статус “Закрыта”. Сохраняем изменения.
  2. Оставлять страницу события публичной или нет — ваш выбор. 
  • Если вы оставляете страницу мероприятия на Timepad доступной всем, рекомендуем указать в заголовке/кратком описании (чтобы было видно сразу) “ОТМЕНА”. В полном описании события можно добавить информацию о возврате, компенсациях и бонусах.
  • Чтобы скрыть страницу события от всех, заходим в раздел “Редактирование — Описание” и внизу страницы выбираем пункт “Полностью скрытое”. Сохраняемся. 
  1. Уведомить всех как можно раньше с помощью рассылок или обзвона участников, если для этого есть ресурсы.
  2. Подготовить официальный документ об отмене события со ссылкой на нормативный акт государственного органа, осуществившего запрет на проведение мероприятий (он часто требуется для отмены броней в отелях, работодателю участника и т.д.). 
  3. Чтобы сократить количество возвратов, предложите участникам альтернативную возможность использования билета, например, пройти с ним на другое мероприятие. Или на основании номеров билетов создайте промокоды, которые будут давать скидки у ваших партнеров. Задействуйте всю свою фантазию и креативность!
  4. Выше в разделе “Переносим событие на другую дату” мы описали, как рассмотреть поступившие к вам от участников запросы на возврат. Вернуть средства участникам можно и без их запроса. Подробнее о том, как это сделать — в нашей Базе Знаний.

Главное в подобных ситуациях — не поддаваться панике и сохранять разум холодным. Только так вы примете самое верное решение и сохраните лояльность ваших участников.

Похожие записи

Комментарии