Ксюш, расскажи, что такое чекин и как он помогает организатору?

Чекин — это комплексная услуга по проверке билетов на входе. Многим кажется, что это очень простая задача, но на чекине мы сталкиваемся с огромным количеством проблем. Если у вас больше 50-70 участников, проверка по спискам или бумажным билетам будет даваться очень тяжело.

Какие задачи решает чекин:

1. Люди с поддельными билетами не пройдут. Мы в Таймпэд знаем, что в зависимости от популярности события количество поддельных билетов варьируется от 3 до 12%. Давайте посчитаем: у вас событие на 500 человек, цена билета 5000 рублей. Если 5% людей попробует пройти с поддельными билетами, это обернется:
   — потерей 125 000 рублей;
   — конфликтами за места;
   — тем, что на событие придут нежелательные люди, которые могут нанести вред вашему имуществу и другим участникам. Предъявление поддельного билета — не всегда умышленное действие. Иногда люди покупают их с рук. Если вам предъявили такой билет, нужно будет доказать, что его нет в системе. Бумажные списки не позволят этого сделать.
2. Меньше очереди, чем при проверке билетов руками или по спискам. Представим, что у вас событие на 200 человек. В среднем люди приходят на событие в промежуток за 25 минут до и через 25 минут после начала. Получается, что у вас будет всего 50 минут, чтобы отметить 200 человек. Если вы делаете это по спискам, то уйдет примерно 3 минуты на человека. Итого 600 минут чекина при одном проверяющем. В 50 минут получится уложиться при работе одиннадцати проверяющих. Специалист со специальным оборудованием от Таймпэд делает проверку за 12 секунд, если билет уже открыт на телефоне или в бумажном виде (мы умеем проверять как бумажные, так и электронные билеты). Проход человека займет не более 34 секунд. Таким образом вы сможете проверить 200 участников силами двух человек за отведенные 50 минут.
3. Работа с возвратами. Бывают случаи, когда участник прошел на событие, а через 10 минут после этого делает запрос на возврат и говорит, что его не было на мероприятии. В этом случае система чекина (в отличие от списка) покажет вам время посещения с точностью до минуты.
4. Все данные по посещаемости в онлайн-режиме. Вы в любой момент можете посмотреть, сколько участников уже зашло в зал.

А как именно работает чекин?

Регистрировать участников на мероприятия можно как через мобильное оборудование, так и через ноутбук. Мы подбираем для организатора самый удобный и выгодный вариант в соответствии со спецификой события.

Мы “чекиним” билет с помощью камеры, и участник помечается в системе как пришедший. Есть и более сложные варианты чекина, например, когда нужно напечатать бейджики для участников. В этом случае мы подключаем другое оборудование: компьютер со специальным программным обеспечением. Участник показывает билет, мы его сканируем и тут же печатаем для него бейдж.

Вид чекина зависит и от точек входа: например, если есть один общий вход, а есть отдельные VIP-зоны, где нужно повторно проверить тот же самый билет, мы используем другое ПО и приложение.

С каким потоком участников справляется система?

На одном из мероприятий мы регистрировали около 10 000 человек — всё прошло хорошо. Если на событие ожидается свыше 10 000 участников, мы используем дополнительное оборудование и ПО, которое точно не подведет.

Как организатору рассчитать бюджет на чекин?

На стоимость влияет:

— набор и количество оборудования;
— персонал (мы можем привлекать своих людей или обучать сотрудников организатора);
— время чекина;
— количество дней, которое занимает событие.

Есть как простые варианты стоимостью в 50 тысяч рублей, так и сложные за 2 миллиона. Чтобы организаторы могли оперативно рассчитать стоимость чекина, мы сделали емкий и красивый лендинг.

Сколько сотрудников нужно для проверки билетов?

Средняя проходимость на проверяющего — до 100 человек в час. Исходя из количества участников, точек входа и последовательности действий при чекине мы рассчитываем, сколько потребуется сотрудников.

Также на площадке помимо регистраторов всегда есть технический специалист и менеджер от нашей команды. Менеджеры Timepad отвечают на вопросы участников и разбираются в ситуациях вроде «У меня не просканировался билет».

Как можно посмотреть статистику по участникам после завершения мероприятия?

Если мы чекиним гостей через мобильное оборудование, то всю информацию о пришедших организатор может увидеть в личном кабинете. Если работа ведётся через компьютер, мы делаем выгрузку данных и отправляем ее организаторам сразу после события. С помощью статистики по чекину очень удобно отправить пришедшим письмо благодарности — покажите, что вы рады каждому, кто выделил для вас время, и пригласите его на ваше будущее событие.

А если организатор решил все же сделать проверку самостоятельно, какие важные пункты ему необходимо соблюдать?

1. Рассчитать количество сотрудников на чекине, чтобы не было очередей и в то же время сотрудники не стояли без дела.
2. Назначить ответственного за конфликты. Если при проверке билета возникнут сложности, проверяющие не должны этим заниматься, чтобы не создавать напряженную атмосферу в очереди.
3. Составить детальный план проведения чекина и ознакомить с ним сотрудников.
4. Убедиться в стабильном интернет-соединении на площадке для синхронизации данных при чекине с нескольких устройств.
5. Подготовить все необходимое для выдачи участникам.

Заинтересовал чекин? Тогда у вас есть возможность протестировать его абсолютно бесплатно! Скачивайте приложение Timepad Check-In и наслаждайтесь легкостью процесса!

Скачать Timepad Check-In для Android

Скачать Timepad Check-In для iOS

P.s. На данный момент ведется работа над новым приложением для Android. Старое приложение удалено из Play Маркет. Мы разместили его в стороннем хранилище, чтобы вам не пришлось ждать выхода нового приложения и искать временные решения для замены Timepad Check-In.