Ксюш, расскажи, что такое чекин и как он помогает организатору?
Чекин — это комплексная услуга по проверке билетов на входе. Многим кажется, что это очень простая задача, но на чекине мы сталкиваемся с огромным количеством проблем. Если у вас больше 50-70 участников, проверка по спискам или бумажным билетам будет даваться очень тяжело.
Какие задачи решает чекин:
А как именно работает чекин?
Регистрировать участников на мероприятия можно как через мобильное оборудование, так и через ноутбук. Мы подбираем для организатора самый удобный и выгодный вариант в соответствии со спецификой события.
Мы “чекиним” билет с помощью камеры, и участник помечается в системе как пришедший. Есть и более сложные варианты чекина, например, когда нужно напечатать бейджики для участников. В этом случае мы подключаем другое оборудование: компьютер со специальным программным обеспечением. Участник показывает билет, мы его сканируем и тут же печатаем для него бейдж.
Вид чекина зависит и от точек входа: например, если есть один общий вход, а есть отдельные VIP-зоны, где нужно повторно проверить тот же самый билет, мы используем другое ПО и приложение.
С каким потоком участников справляется система?
На одном из мероприятий мы регистрировали около 10 000 человек — всё прошло хорошо. Если на событие ожидается свыше 10 000 участников, мы используем дополнительное оборудование и ПО, которое точно не подведет.
Как организатору рассчитать бюджет на чекин?
На стоимость влияет:
— набор и количество оборудования;
— персонал (мы можем привлекать своих людей или обучать сотрудников организатора);
— время чекина;
— количество дней, которое занимает событие.
Есть как простые варианты стоимостью в 50 тысяч рублей, так и сложные за 2 миллиона. Чтобы организаторы могли оперативно рассчитать стоимость чекина, мы сделали емкий и красивый лендинг.
Сколько сотрудников нужно для проверки билетов?
Средняя проходимость на проверяющего — до 100 человек в час. Исходя из количества участников, точек входа и последовательности действий при чекине мы рассчитываем, сколько потребуется сотрудников.
Также на площадке помимо регистраторов всегда есть технический специалист и менеджер от нашей команды. Менеджеры Timepad отвечают на вопросы участников и разбираются в ситуациях вроде «У меня не просканировался билет».
Как можно посмотреть статистику по участникам после завершения мероприятия?
Если мы чекиним гостей через мобильное оборудование, то всю информацию о пришедших организатор может увидеть в личном кабинете. Если работа ведётся через компьютер, мы делаем выгрузку данных и отправляем ее организаторам сразу после события. С помощью статистики по чекину очень удобно отправить пришедшим письмо благодарности — покажите, что вы рады каждому, кто выделил для вас время, и пригласите его на ваше будущее событие.
А если организатор решил все же сделать проверку самостоятельно, какие важные пункты ему необходимо соблюдать?
1. Рассчитать количество сотрудников на чекине, чтобы не было очередей и в то же время сотрудники не стояли без дела.
2. Назначить ответственного за конфликты. Если при проверке билета возникнут сложности, проверяющие не должны этим заниматься, чтобы не создавать напряженную атмосферу в очереди.
3. Составить детальный план проведения чекина и ознакомить с ним сотрудников.
4. Убедиться в стабильном интернет-соединении на площадке для синхронизации данных при чекине с нескольких устройств.
5. Подготовить все необходимое для выдачи участникам.
Заинтересовал чекин? Тогда у вас есть возможность протестировать его абсолютно бесплатно! Скачивайте приложение Timepad Check-In и наслаждайтесь легкостью процесса!
Скачать Timepad Check-In для Android
Скачать Timepad Check-In для iOS
P.s. На данный момент ведется работа над новым приложением для Android. Старое приложение удалено из Play Маркет. Мы разместили его в стороннем хранилище, чтобы вам не пришлось ждать выхода нового приложения и искать временные решения для замены Timepad Check-In.